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- Outlookのセットアップをする方法
- Outlookの基本設定10選まとめ
- Outlookの使い方7選まとめ
- Outlookのトラブルと解決方法6選まとめ
- isacomputer管理人(@isastart07)
- 元Microsoftサポート、約2500人のサポート経験あり
- 本ブログ累計100万PV突破
「Outlookの使い方がわからない・・」とお悩みではありませんか？
今回は初心者向けにOutlookの使い方をまとめました。
後半では、Outlookでよくあるトラブルの解決方法も紹介しています。
それでは、いきましょう。
Outlookのセットアップをする方法
まずは、Outlookを使えるように設定します。
- Outlookをインストールする
- Outlookにメールアドレスを設定する
上記のとおり。
既にOutlookが入っている方はメールアドレスを設定します。
という方は、検索から確認することができます。
- 虫眼鏡をクリックする
- 「out」と入力する
- 「Outlook」と表示されればOK！
手順は上記のとおりです。
「Outlook」が表示されていなければインストールから始めましょう。
①：Outlookをインストールする
まず、インストールに必要なものが下記のとおりです。
| 初めての方 | Microsoftアカウントとプロダクトキー |
| 再インストールする方 | Officeと紐づいているMicrosoftアカウント |
| 法人向けOfficeの方 | プロダクトキー |
プロダクトキーはOfficeを購入した方は必ず持っています。
プロダクトキーを紛失してしまった方は、Microsoftサポートに相談しましょう。
Microsoftアカウントは「@outlook.jp」や「@hotmail.com」などMicrosoftが提供している無料メールアドレスのことです。
Microsoftアカウントを持っていないという方は、無料で作成できます。
必要なものが揃っている方はインストールに移りましょう！
下の記事でOfficeのインストールについて解説しています。
②：メールアドレスを設定する
メールアドレスの設定には、設定情報が必要です。
- メールアドレス
- 受信メールサーバー
- 送信メールサーバー
- ユーザー名 (アカウント名)
- パスワード
- ポート番号
上記のとおり。
メールアドレスや設定方法によっては、「自動設定」というパスワードだけで設定できるものあります。
| 自動設定できる |
|
| 自動設定できない(手動) |
|
まとめるとこのようになります。
という方は、プロバイダーに相談しましょう。
設定情報をお持ちの方はすぐにメールアドレスを設定できます。
下の記事でメールアドレスの設定方法を詳しく解説しています。
Outlookの基本設定10選まとめ
Outlookの基本設定を10個解説します。
①：画面表示を変更
Outlook画面は自分が見やすいように変更することができます。
下の記事で画面表示を変更する方法を詳しく解説しています。
②：連絡先とグループを作成
よくやりとりする相手は連絡先を作成したりグループを作成することで、メールの送信がラクになります。
下の記事で連絡先とグループを作成する方法を詳しく解説しています。
③：迷惑メール対策の設定
Outlookは「処理オプション」と「仕分けルール」を使って迷惑メール対策ができます。
- 迷惑メールがたまに届く：処理オプションを使う
- 迷惑メールが頻繁に届く：仕分けルールを使う
上記のとおり。
Outlookはあくまでもメールアプリなので、迷惑メール対策をしても受信されることもあります。
そのときは、プロバイダーへ相談しましょう。
下の記事で迷惑メール対策の設定方法を詳しく解説しています。
④：データ移行
Outlookは「Aパソコン」から「Bパソコン」へデータを移行させることができます。
- USB
- SDカード
- 外付けHD (ハードディスク)
- OneDrive
データ移行はこの中のどれか1つを用意します。
OneDriveはクラウドサービスで、ネット環境が原因でトラブルが起こりやすいのでおすすめはしません。
「最終手段としてあるよ！」ぐらいの感覚です。
下の記事でデータ移行する方法を詳しく解説しています。
⑤：メールの振り分け設定 (仕分けルール)
Outlookは「仕分けルール」という機能を使ってメールを振り分けることができます。
例えば、このような設定がをできます。
- Aさんからのメールは「Aさんフォルダー」に振り分ける
- Bという件名のメールは「Bフォルダー」に振り分ける
- 添付ファイルがあるメールは「添付フォルダー」に振り分ける
こちらの記事で振り分ける設定方法を詳しく解説しています。
⑥：通知設定
Outlookの通知はOFFにしたり、音を変更できたりします。
下の記事で通知設定する方法を詳しく解説しています。
⑦：署名の設定
Outlookの署名は設定すると自動で挿入できます。
下の記事で署名の設定方法を詳しく解説しています。
⑧：規定のフォントを変更
「文字が見えづらい・・」や「文字の大きさを変更したい・・」という方はフォントを変更することができます。
下の記事で規定のフォントの変更方法を解説しています。
⑨：メール内の画像を表示させる設定
Outlookは、メール本文の画像が表示されないように設定されています。
と思いますよね。
画像を表示させないのは理由があります。
- セキュリティ強化に繋がる
- 負担が減って動作がスムーズになる
上記のとおり。
ただ、画像を表示させないように設定したほうがいいのは「迷惑メールが頻繁に届く方」と「古いパソコンを使っている方」だけです。
迷惑メールが届かない方や新しいパソコンを購入した方は、画像を表示させたほうが圧倒的に使いやすいです。
下の記事でメール本文の画像を表示させる方法を解説しています。
⑩：新しいプロファイルを作成
新しいプロファイルを作成するメリットはたくさんあります。
- Outlookを家族で使い分けられる
- Outlookを「仕事用」と「プライベート用」に使い分けられる
- 1から設定しなおすことができる
- トラブルが解決することがある
上記のとおり。
下の記事で新しいプロファイルを作成する方法を詳しく解説しています。
Outlookの使い方7選まとめ
Outlook各機能の使い方をまとめました。
①：メールをまとめて削除
Outlookの不要なメールは、どんどん削除していきましょう！
下の記事でメールをまとめて削除する方法を詳しく解説しています。
②：予定表の使い方
Outlookは予定表を使ってスケジュールを管理できます。
下の記事で予定表の使い方を詳しく解説しています。
③：メールやフォルダーを整理
フォルダーを作成してメールを整理できます。
「Aさん」のメールを「Aフォルダー」に移動させることで、メールがゴチャゴチャにならずに済みますよ！
下の記事でフォルダーを作成する方法を解説しています。
④：特定のメールに色をつける
Outlookは「条件付き書式」という機能を使って、特定のメールに色をつけて「誰から来たメールか」「どんなメールか」を色で見分けられるように設定することができます。
下の記事で特定のメールに色をつける方法を解説しています。
⑤：テンプレートを作成
テンプレートを作成することで時短になります。
いつも同じ内容を送信するときや同じ宛先に送信するときは、テンプレートを作成して時間をかけずに送信しましょう！
下の記事でテンプレートを作成する方法を詳しく解説しています。
⑥：バックアップ
ある程度Outlookにデータが溜まってきたらバックアップをとりましょう。
下の記事でバックアップをとる方法を詳しく解説しています。
⑦：メモ
Outlookにはメモ機能があるので、Outlook利用中にメモをとりたいときに他アプリを開く必要がありません。
下の記事でOutlook.comの使い方を詳しく解説しています。
Outlookでよくあるトラブルと解決方法6選まとめ
Outlookでよくあるトラブルと解決方法を6つまとめました！
①：メールが受信できないときの解決方法
という方は、設定に誤りがある可能性があります。
下の記事でメールが受信できないときの解決方法を紹介しています。
②：メールを送信できないときの解決方法
という方は、設定方法やセキュリティソフトが原因の可能性が高いです。
Microsoftが提供しているメールアドレスを初めて設定したという方は、Outlook.comでSNS認証(本人確認)をする必要があります。
下の記事でメールが送信できないときの解決方法を紹介しています。
③：オフライン作業中で送受信できないときの解決方法
オフライン作業中とは、メールサーバーに接続されていない状態のことです。
そのためオフライン作業中だと自動でメール送受信ができません。
ただ、「オフライン作業」をクリックすればすぐに解決します。
オフライン作業中を有効にすることで、一時的にメールが受信されないようにしたり通信料金を抑えることができます。
下の記事で詳しくの解決方法を紹介しています。
④：Outlookが起動しないときの解決方法
Outlookが起動しない原因はいくつかありますが、この2つです。
- 「Outlook ファイル」を移動または削除してしまった
- 「OUTLOOK.EXE」が裏で起動されている
上記のとおり。
「Outlook ファイル」を削除した記憶がある方は、ごみ箱を確認してみましょう。
「OUTLOOK.EXE」は本来Outlookが起動していないときは「OUTLOOK.EXE」も起動しませんが、何らかが原因で裏で起動したままになっている状態です。
このままだとOutlookを起動できないので、タスクマネージャーから「OUTLOOK.EXE」を終了させる必要があります。
詳しくは下の記事で解説しています。
⑤：フォルダーが英語表記のときの解決方法
メールアドレスを「IMAP設定」または「Exchange設定」した際に、受信トレイや送信済みアイテムといったフォルダーが英語表記になることがあります。
下記の操作をして日本語表記にしましょう。
- IMAP設定：POP設定に切り替える
- Exchange設定：Outlook.comへサインインする、POP設定に切り替える
詳しい操作方法は下の記事で紹介しています。
⑥：検索できないときの解決方法
という方は、下の記事を。
メールアドレスを設定したばかりの方、Outlookを起動したばかりの方は数分待ってから検索を試してみてください。
Outlookを使いこなそう！
今回はOutlookの設定からトラブルの解決方法まで網羅的にまとめました。
それでは、今回は以上です。
Outlookを詳しく知りたい方は、下の記事でOutlookを学べるおすすめの本を3冊紹介しています。
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