OutlookはOfficeの中でも人気で便利なメールアプリです。
本記事はこんな人におすすめです。
- Outlookの設定方法がわからない
- Outlookの使い方がわからない
- 今後のためにトラブルの解決策を確認しておきたい
今回は元Microsoftサポートの僕が、完全初心者向けにOutlookの設定方法からトラブルの解決策までまとめました。
まずはこれ！Outlookを使うための設定
まずは、重要な点と最初に設定すべきところを解説します。
重要：Outlookとメールアプリは別物です
Outlookとメールアプリはそれぞれ異なるアプリになります。
Outlookとメールアプリの大きな違いは下記のとおりです。
- Outlook：情報をパソコンに保存する
- メールアプリ：情報をサーバー上に保存する
Windows10はOutlookがおすすめです。
メールアプリはデータ移行ができなかったり、一定期間過ぎたメールが自動で削除されたりと使い勝手が悪いです。
Outlookであれば上記の問題はなくて使いやすいし、スケジュールも管理できる便利なメーラーなのでおすすめです。
Outlookがインストールされているか確認しよう！
上の画像のように、Outlookがインストールされているか確認しましょう。
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STEP01画面左下の「ここに入力して検索」に「out」と入力します。
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STEP02上部に「Outlook」と表示されるか確認します。
「out」と入力して表示されなければ、念のため「outlook」と全部入力して確認しましょう。
Outlookがインストールされていなかった場合
- Officeのプロダクトキーがあればインストールする
- プロダクトキーなし＆Officeを購入した覚えがない方は、Officeを購入してインストールする必要あり
Officeのプロダクトキーを持っている方は、インストールしましょう。
参考：【超簡単】Officeのインストール方法【Office 2019・Microsoft 365】
プロダクトキーなし＆Officeを購入した覚えがない方は、別途Officeを購入してインストールする必要ありです。
Office(Outlook)を使いたいという方はこちらの記事で「Office 2019」と「Microsoft 365 Personal」を比較しているので参考までに。
参考：Office 2019を徹底比較【Microsoft 365と比較】
メールアドレスを設定する
メールアドレスの設定には、メール設定情報が必要です。
- メールアドレス
- 受信メールサーバー
- 送信メールサーバー
- ユーザー名 (アカウント名)
- パスワード
- ポート番号
メールアドレスや設定方法によってはパスワードだけで設定できますが、基本的に上記のメール設定情報が必要です。
メール設定情報がわからない方は、プロバイダーへ連絡して確認しましょう。必ず教えてくれます！
メールアドレスの設定についてはこちらの記事で詳しく解説しています。
参考：Outlookにメールアドレスを設定する操作手順【初心者向け】
新しいメールアドレスを作成する
新しいメールアドレスを作成してOutlookに設定したいという方は、Microsoftアカウントを作成しましょう。
こちらの記事でMicrosoftアカウントの作り方を解説しています。
参考：【初心者向け】Microsoftアカウントの作成方法
Outlookの設定一覧
Outlookの各設定方法をまとめました。
連絡先とグループを作成する
連絡先とグループを作成して楽にメールの送信をしましょう。
こちらの記事で連絡先とグループを作成する方法を詳しく解説しています。
参考：【初心者向け】Outlook連絡先とグループを作成する方法
画面表示を変更する
Outlookは画面を自分が見やすいように変更することができます。
こちらの記事で画面表示を変更する方法を詳しく解説しています。
参考：【自分好みの画面に】Outlookの画面表示を変更する方法
データ移行をする
Outlookは簡単に別のパソコンからデータを移行させることができます。
データ移行にはUSBまたは外付けHDが必要です。
こちらの記事でデータ移行する方法を詳しく解説しています。
参考：Outlookデータ移行する方法【別のパソコンへデータ移行したい方へ】
メールの振り分け設定をする (仕分けルール)
Outlookは「仕分けルール」という機能を使ってメールを振り分けることができます。
例えば、下記のような設定をできます。
- Aさんから来たメールは「Aさんフォルダー」に振り分ける
- Bという件名のメールは「Bフォルダー」に振り分ける
- 添付ファイルがあるメールは「添付フォルダー」に振り分ける
こちらの記事で振り分ける設定方法を詳しく解説しています。
参考：Outlookメールを振り分ける設定方法を解説【仕分けルールを使いましょう】
自動転送の設定をする
Outlookは自動転送の設定ができます。
注意点として、Outlookを常に起動させておく必要あり。
こちらの記事で自動転送する設定方法を詳しく解説しています。
参考：Outlook自動転送の設定方法を解説
通知設定をする
Outlookの通知は、OFFにしたり音を変更できたりします。
こちらの記事で通知設定する方法を詳しく解説しています。
参考：Outlook通知設定する2つの方法を解説【通知音を変更できます】
署名の設定をする
Outlookの署名は、設定すると自動で挿入させることができます。
こちらの記事で署名の設定方法を詳しく解説しています。
参考：Outlook署名の設定方法を解説【簡単に変更もできます】
迷惑メール対策の設定をする
Outlookは「処理オプション」と「仕分けルール」を使って迷惑メール対策ができます。
Outlookはあくまでもメールアプリなので、Outlookで迷惑メールの設定をしても受信される場合はプロバイダーへ相談しましょう。
こちらの記事で迷惑メール対策の設定方法を詳しく解説しています。
参考：Outlookで迷惑メール対策！設定方法を解説【簡単に設定できます】
Outlookの使い方一覧
Outlookでよく行う操作をまとめました。
添付ファイルを送信する
Outlookは一度に送信できる容量が決められています。
添付ファイルのサイズが大きくて送信ができないということがあります。その場合は、ファイルを分けたり圧縮するなどしてサイズを小さくして送信します。
こちらの記事で添付ファイルを送信する方法を詳しく解説しています。
参考：【初心者向け】Outlook添付ファイルの送信方法
メールをまとめて削除する
Outlookの不要なメールはどんどん削除していきましょう！
メールが増えるとOutlookのデータファイルのサイズが増えて、トラブルの原因になりかねます。
こちらの記事でメールをまとめて削除する方法を詳しく解説しています。
参考：【覚えておくと便利】Outlookメールをまとめて削除する方法＋α
予定表の使い方
Outlookはメールだけでなくスケジュールを管理できる予定表も使えます。
こちらの記事で予定表の使い方を詳しく解説しています。
参考：【初心者向け】Outlook予定表の使い方【スケジュール管理】
新しいプロファイルを作成する
新しいプロファイルを作成するメリットはたくさんあります。
- Outlookを家族で使い分けられる
- Outlookを「仕事用」と「プライベート用」に使い分けられる
- 1から設定しなおすことができる
- トラブルが解決することがある
新しいプロファイルの作成方法は覚えておいて損はしません。
こちらの記事で新しいプロファイルを作成する方法を詳しく解説しています。
参考：【覚えておくと便利】Outlook新しいプロファイルの作成方法【メリット3つあります】
特定のメールに色を付ける
Outlookは「条件付き書式」という機能を使って、特定のメールに色を付けて「誰から来たメールか」「どんなメールか」を色で見分けられるように設定することができます。
こちらの記事で特定のメールに色を付ける方法を解説しています。
参考：Outlookで特定のメールに色を付ける方法【条件付き書式】
テンプレートを作成する
Outlookはテンプレートを作成することができます。
毎回同じ内容を送信する場合や同じ宛先に送信する場合は、テンプレートを作成して時間をかけずに送信しましょう。
こちらの記事でテンプレートを作成する方法を詳しく解説しています。
参考：Outlookテンプレートの作成方法
バックアップをとる
ある程度Outlookにデータが溜まってきたら、バックアップをとりましょう。
各データによってバックアップをとる方法が異なります。
こちらの記事でバックアップをとる方法を詳しく解説しています。
参考：Outlookのバックアップをとる方法を解説【データによって操作が異なります】
Outlook.com使い方
Outlook.comは無料で使えるWebメールサービスです。
OutlookはOutlookがインストールされていなければ使えませんが、Outlook.comはインターネット環境があればどこででも使うことができます。
こちらの記事でOutlook.comの使い方を詳しく解説しています。
参考：【無料のWebメール】Outlook.comの使い方を徹底解説【Outlookとの違いとは】
Outlookのトラブル解決策 一覧
メールが受信できないときの解決策
メールアドレスを設定したけど受信できないということはよくあります。
こちらの記事でメールが受信できないときの解決策を紹介しています。
参考：Outlookでメールが受信できない原因と解決策【突然受信できなくなった】
メールを送信できないときの解決策
Outlookで受信はできるけど、送信ができないということもよくあります。
Microsoftが提供しているメールアドレスを初めて設定したという場合は、Outlook.comで本人確認をする必要があります。
こちらの記事でメールが送信できないときの解決策を紹介しています。
参考：Outlookで送信できないときの解決策【送信トレイに残る】
オフライン作業中で送受信できないときの解決策
オフライン作業中とは、メールサーバーに接続されていない状態のことを差します。
オフライン作業中を有効にすることで、一時的にメールが受信されないようにしたり通信料金を抑えることができます。
しかし、誤ってオフライン作業中を有効にしてしまい送受信ができなくなってしまうという方は多いです。
こちらの記事でオフライン作業中で送受信できないときの解決策を紹介しています。
参考：Outlookオフライン作業中で送受信ができない場合の解消策【オフライン作業とは】
Outlookが起動しないときの解決策
Outlookが起動しない原因はいくつかありますが、多いのは下記の2つです。
- 「Outlook ファイル」を移動または削除してしまった
- 「OUTLOOK.EXE」が裏で起動されている
上記の内容含めこちらの記事でOutlookが起動しないときの解決策を紹介しています。
参考：Outlookが起動しないときの7つの解決策【急に起動しなくなった】
フォルダーが英語表記のときの解決策
メールアドレスを「IMAP設定」または「Exchange設定」した際に、受信トレイや送信済みアイテムといったフォルダーが英語表記になることがあります。
それぞれの解決策は以下のとおりです。
- IMAP設定：POP設定に切り替える
- Exchange設定：Outlook.comへサインインする、POP設定に切り替える
詳しい操作方法はこちらの記事で紹介しています。
参考：Outlookフォルダーが英語表記の解決策【受信トレイが英語に】
まとめ
今回はOutlookの設定方法~トラブルの解決策まで網羅的にまとめました。
新しい情報が入ればこちらの記事を更新していきます。
本記事でわからないところがあれば気軽に聞いてください。
いさ Twitter (@isastart07)
本記事が参考になれれば幸いです。
