こんにちは！いさです。
Outlookを始めて使う方やパソコン初心者の方でOutlookの設定や使い方などに苦戦する方も多いと思います。
そこで今回は元Microsoftサポートの僕が完全初心者向けにOutlookの設定や使い方、よくあるトラブルの解決方法をまとめたスタートガイドを作成しました！
本記事の内容は下記のとおりです。
- Outlookのセットアップする方法
- Outlookでよく使う設定８個まとめ
- Outlookの機能の使い方７個まとめ
- Outlookでよくあるトラブルの解決方法５個まとめ
順番に解説していきます。
( @isastart07 )
Outlookのセットアップする方法
まずはOutlookをインストールしてメールアドレスを設定します。
ここで、初心者の方がよく間違えるOutlookとメールの見分けについてまず解説します。
同じメールのアプリですが、それぞれ異なるアプリになります。
- メール：Windowsに標準搭載されているアプリ
- Outlook：Officeに含まれているアプリ
上記のとおりです。
それぞれ特徴もあります。
- メール：シンプルな画面、操作がしやすい
- Outlook：いろいろな機能を使える、管理しやすい
おすすめは「Outlook」です！
メールの送受信だけであれば「メール」でもOKですが、振り分けの設定や通知設定などいろいろなカスタマイズをしたい方は「Outlook」一択です。
長くなりました！ここからOutlookのセットアップについてです。
- Outlookをインストールする
- メールアドレスを設定する
順番に解説します。
①：Outlookをインストールする
という方は、Outlookがインストールされているか確認しましょう。
-
STEP01画面左下の「ここに入力して検索」に「out」と入力します。
-
STEP02上部に「Outlook」と表示されるか確認します。
「out」と入力して表示されなければ、念のため「outlook」と全部入力して確認しましょう。
インストールされていなかった場合はOfficeのプロダクトキーを使ってインストールしましょう！
こちらの記事でOfficeのインストールについて解説しています。
Officeのプロダクトキーがない、Officeを購入した覚えがない方はOfficeを購入してインストールする必要ありです。
②：メールアドレスを設定する
メールアドレスの設定には、メール設定情報が必要です。
- メールアドレス
- 受信メールサーバー
- 送信メールサーバー
- ユーザー名 (アカウント名)
- パスワード
- ポート番号
上記のとおりです。
メールアドレスによってはパスワードだけで設定できるものもあります。
メール設定情報がわからない方はプロバイダーに確認しましょう。
メールアドレスの設定についてはこちらの記事で詳しく解説しています。
メールアドレスを新しく作成して設定する
メールアドレスを新しく作成して設定したいという方は、Microsoftアカウントを作成しましょう。
こちらの記事でMicrosoftアカウントの作り方を解説しています。
Outlookでよく使う設定８個まとめ
Outlookでよく使う設定をまとめました！
①：連絡先とグループを作成する
連絡先とグループを作成して楽にメールの送信をしましょう。
こちらの記事で連絡先とグループを作成する方法を詳しく解説しています。
②：画面表示を変更する
Outlookは画面を自分が見やすいように変更することができます。
こちらの記事で画面表示を変更する方法を詳しく解説しています。
③：データ移行する
Outlookは簡単に別のパソコンからデータを移行させることができます。
データ移行にはUSBまたは外付けHDが必要です。
こちらの記事でデータ移行する方法を詳しく解説しています。
④：メールの振り分け設定をする (仕分けルール)
Outlookは「仕分けルール」という機能を使ってメールを振り分けることができます。
例えば、下記のような設定をできます。
- Aさんから来たメールは「Aさんフォルダー」に振り分ける
- Bという件名のメールは「Bフォルダー」に振り分ける
- 添付ファイルがあるメールは「添付フォルダー」に振り分ける
こちらの記事で振り分ける設定方法を詳しく解説しています。
⑤：自動転送の設定をする
Outlookは自動転送の設定ができます。
注意点として、Outlookを常に起動させておく必要あり。
こちらの記事で自動転送する設定方法を詳しく解説しています。
⑥：通知設定をする
Outlookの通知はOFFにしたり、音を変更できたりします。
こちらの記事で通知設定する方法を詳しく解説しています。
⑦：署名の設定をする
Outlookの署名は、設定すると自動で挿入させることができます。
こちらの記事で署名の設定方法を詳しく解説しています。
⑧：迷惑メール対策の設定をする
Outlookは「処理オプション」と「仕分けルール」を使って迷惑メール対策ができます。
Outlookはあくまでもメールアプリなので、Outlookで迷惑メールの設定をしても受信される場合はプロバイダーへ相談しましょう。
こちらの記事で迷惑メール対策の設定方法を詳しく解説しています。
Outlookの機能の使い方７個まとめ
Outlookの各機能の使い方をまとめました！
①：メールをまとめて削除する
Outlookの不要なメールはどんどん削除していきましょう！
メールが増えるとOutlookのデータファイルのサイズが増えて、トラブルの原因になりかねます。
こちらの記事でメールをまとめて削除する方法を詳しく解説しています。
②：予定表の使い方
Outlookはメールだけでなくスケジュールを管理できる予定表も使えます。
こちらの記事で予定表の使い方を詳しく解説しています。
③：新しいプロファイルを作成する
新しいプロファイルを作成するメリットはたくさんあります。
- Outlookを家族で使い分けられる
- Outlookを「仕事用」と「プライベート用」に使い分けられる
- 1から設定しなおすことができる
- トラブルが解決することがある
新しいプロファイルの作成方法は覚えておいて損はしません。
こちらの記事で新しいプロファイルを作成する方法を詳しく解説しています。
④：特定のメールに色を付ける
Outlookは「条件付き書式」という機能を使って、特定のメールに色を付けて「誰から来たメールか」「どんなメールか」を色で見分けられるように設定することができます。
こちらの記事で特定のメールに色を付ける方法を解説しています。
⑤：テンプレートを作成する
Outlookはテンプレートを作成することができます。
毎回同じ内容を送信する場合や同じ宛先に送信する場合は、テンプレートを作成して時間をかけずに送信しましょう。
こちらの記事でテンプレートを作成する方法を詳しく解説しています。
⑥：バックアップをとる
ある程度Outlookにデータが溜まってきたらバックアップをとりましょう。
各データによってバックアップをとる方法が異なります。
こちらの記事でバックアップをとる方法を詳しく解説しています。
⑦：Outlook.comの使い方
Outlook.comは無料で使えるWebメールサービスです。
OutlookはOutlookがインストールされていなければ使えませんが、Outlook.comはインターネット環境があればどこででも使うことができます。
こちらの記事でOutlook.comの使い方を詳しく解説しています。
Outlookでよくあるトラブルの解決方法５個まとめ
Outlookでよくあるトラブルをまとめました！
①：メールが受信できないときの解決方法
メールアドレスを設定したけど受信できないということはよくあります。
こちらの記事でメールが受信できないときの解決方法を紹介しています。
②：メールを送信できないときの解決方法
Outlookで受信はできるけど、送信ができないということもよくあります。
Microsoftが提供しているメールアドレスを初めて設定したという場合は、Outlook.comで本人確認をする必要があります。
こちらの記事でメールが送信できないときの解決方法を紹介しています。
③：オフライン作業中で送受信できないときの解決方法
オフライン作業中とは、メールサーバーに接続されていない状態のことを差します。
オフライン作業中を有効にすることで、一時的にメールが受信されないようにしたり通信料金を抑えることができます。
しかし、誤ってオフライン作業中を有効にしてしまい送受信ができなくなってしまうという方は多いです。
こちらの記事でオフライン作業中で送受信できないときの解決方法を紹介しています。
④：Outlookが起動しないときの解決方法
Outlookが起動しない原因はいくつかありますが、多いのは下記の2つです。
- 「Outlook ファイル」を移動または削除してしまった
- 「OUTLOOK.EXE」が裏で起動されている
上記の内容含めこちらの記事でOutlookが起動しないときの解決方法を紹介しています。
⑤：フォルダーが英語表記のときの解決方法
メールアドレスを「IMAP設定」または「Exchange設定」した際に、受信トレイや送信済みアイテムといったフォルダーが英語表記になることがあります。
それぞれの解決方法は以下のとおりです。
- IMAP設定：POP設定に切り替える
- Exchange設定：Outlook.comへサインインする、POP設定に切り替える
詳しい操作方法はこちらの記事で紹介しています。
Outlookを使いこなそう！
今回はOutlookの設定からトラブルの解決方法まで網羅的にまとめました。
本記事が参考になれれば幸いです。
Outlookを詳しく知りたい方はこちらの記事でOutlookを学べるおすすめの本を3つ紹介しています。
