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Outlook自動で振り分ける方法を解説【仕分けルールの設定】

困っている人
困っている人
Outlookに受信したメールを自動で振り分ける方法を教えてください。友達から来るメールを専用のフォルダーに移動させたり、迷惑メールを振り分けたいです。
いさ
いさ
本記事で振り分ける設定を詳しく解説します!

Outlookでは仕分けルールというものを使い、特定の条件を設定してメールを自動で振り分けることができます。

今回は元Officeサポート担当の僕がよく使う振り分け設定を詳しく解説します。

受信したメールを振り分ける設定方法

振り分けは仕分けルールから設定します。

仕分けルールの設定は下の画像のように「仕分けルールの作成」と「仕分けルールと通知の管理」の2つが表示されます。

どちらからでも設定できますが結論、「仕分けルールと通知の管理」から設定するのをおすすめします。

理由は「仕分けルールの作成」の画面がわかりづらいからです。

「仕分けルールと通知の管理」の画面はわかりやすく初心者の方でも簡単に設定できるため本記事ではこちらからの設定方法で解説しています。

特定の相手から受信したら振り分ける

設定方法

手順①:「ホーム」の「ルール」から「仕分けルールと通知の管理」をクリックします。

手順②:「新しい仕分けルール」をクリックします。

手順③:「受信メッセージにルールを適用する」を選択して「次へ」をクリックします。

手順④:「差出人が名前/パブリックグループの場合」を選択して「名前/パブリックグループ」をクリックします。

手順⑤:差出人を指定して「OK」をクリックします。

手順⑥:「次へ」をクリックします。

手順⑦:手順が多いのでまとめました。

  1. 「指定フォルダーへ移動する」を選択
  2. 「指定」をクリック
  3. 「移動先のフォルダー」を選択
  4. 「OK」をクリック
  5. 「完了」をクリック

手順⑧:以下のメッセージが表示されたら「OK」をクリックします。

手順⑨:「適用」→「OK」の順でクリックします。

件名に特定の文字が含まれていたら振り分ける

設定方法

手順①:「手順①~③」で仕分け設定画面を出します。

手順②:手順が多いのでまとめました。

  1. 「件名に特定の文字が含まれる場合」を選択
  2. 「特定の文字」をクリック
  3. 「件名に含まれる文字」を入力する
  4. 「追加」をクリック
  5. 「OK」をクリック
  6. 「次へ」をクリック

手順③:「手順⑦~⑨」で設定を適用させます。

添付ファイルがある場合は振り分ける

設定方法

手順①:「手順①~③」で仕分け設定画面を出します。

手順②:「添付ファイルがある場合」を選択して次へ」をクリックします。

いさ
いさ
「添付ファイルがある場合」は少し下のほうにあります。

手順③:「手順⑦~⑨」で設定を適用させます。

フラグがある場合は振り分ける

設定方法

手順①:「手順①~③」で仕分け設定画面を出します。

手順②:手順が多いのでまとめました。

  1. 「次にフラグが付いている場合」を選択
  2. 「フラグの内容」をクリック
  3. 「OK」をクリック
  4. 「次へ」をクリック

フラグの内容は選択することができます。

手順③:「手順⑦~⑨」で「迷惑メールフォルダー」を指定して設定を適用させます。

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迷惑メールを振り分ける

メールを利用していると迷惑メールが受信されることがあります。

迷惑メールも仕分けルールから振り分けたり、削除したりすることができます。

迷惑メールフォルダーへ振り分ける

迷惑メールの振り分けで有効な設定が以下のとおりです。

いさ
いさ
迷惑メールの差出人や件名を確認していずれかを設定しておくと安心です。

最近ではアドレスの一部を変更して送信してくるところもあります。

その場合はこれから解説する「迷惑メールの差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合は振り分けるの設定がおすすめです。

差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合は振り分ける設定方法

手順①:「手順①~③」で仕分け設定画面を出します。

手順②:手順が多いのでまとめました。

  1. 「差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合」を選択
  2. 「特定の文字」をクリック
  3. 「差出人のアドレスに含まれる文字」を入力
  4. 「追加」をクリック
  5. 「OK」をクリック
  6. 「次へ」をクリック

手順③:「手順⑦~⑨」で設定を適用させます。

受信した時点で削除する

設定方法

手順:「手順⑦~⑨」のところで「削除する」を選択します。

  • 削除する:ゴミ箱に振り分けられます
  • 削除する(復元できません):完全に削除されます

詳しい迷惑メール設定は「Outlookで迷惑メール対策!設定方法を紹介します【難しい操作はありません】」で解説しています。

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仕分けルールのバックアップをとる方法

仕分けルールはバックアップをとることができます。

以下のような場合はバックアップをとることで解決します。

  • 万が一のためにバックアップをとりたい
  • 別のパソコンに同じ仕分けルールを設定したい
  • 新しいプロファイルを作成したので同じ仕分けルールを設定したい

Outlookのバックアップについては「Outlookのバックアップをとる方法【3つの方法を紹介】」で解説しています。

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まとめ

今回はよく使う振り分け設定を解説しました。

  • 受信したメールを振り分ける設定方法
  • 件名に特定の文字が含まれていたら振り分ける
  • 添付ファイルがある場合は振り分ける
  • フラグがある場合は振り分ける

特に上2つの設定はとても便利なので覚えておきたいです。

そして仕分けルールは迷惑メール対策やバックアップもとれます。

本記事が参考になれれば幸いです。

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いさ
元Microsoftサポートで現ブロガー。パソコン関連や生活に役立つ情報を共有、趣味を書いているブログ大好き人間です。おかげさまでブログ累計20万PV突破しました。