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Outlookのバックアップをとる方法【データによって操作が異なります】

困っている人
困っている人
Outlookデータのバックアップをとる方法を教えてほしいです。データを保護するためにも念のためバックアップをとっておきたいです。
いさ
いさ
本記事でバックアップ方法を詳しく解説します!

本記事ではメールアドレスをPOP設定で利用していることを前提としています。

もし設定種類が不明であればOutlook画面左上の「ファイル」をクリックして下の画像の枠線から確認できます。

IMAP設定やExchange設定している場合はサーバーと同期されているので基本的にバックアップは不要です。

しかしOutlookで作成した仕分けルールや連絡先は同期されないのでバックアップをとりましょう!

今回は元Microsoftサポートの僕が、Outlookのバックアップをとる方法を解説します。

Outlookのバックアップをとる方法

受信トレイ、仕分けルール、署名でそれぞれバックアップをとる方法が異なります。

それぞれ解説します。

受信トレイ、連絡先、予定表のバックアップをとる

Outlookの受信トレイ、連絡先、予定表は簡単にまとめてバックアップがとれます。

データファイル(pstファイル)というところにすべて保存されているので、データファイルをデスクトップまたはUSBや外付けHDに保存します。

今回は例でデスクトップに貼り付けます。

いさ
いさ
「送信済みアイテム」や「下書き」といったところも同時にバックアップがとれます!

バックアップをとる操作手順

「スタートボタン」を右クリックして「エクスプローラー」をクリックします。

「ドキュメント」にある「Outlook ファイル」を右クリックして「コピー」をクリックします。

「デスクトップ上」で右クリックして「貼り付け」をクリックします。

ドキュメントに「Outlookファイル」が無かった場合は隠しファイルに設定されている可能性があります。

エクスプローラーの「表示タブ」から「隠しファイル」にチェックを入れて確認してみましょう。

いさ
いさ
操作が終わったら再度「隠しファイル」にチェックを入れましょう!

一部のバックアップをとる

Outlookは「受信トレイだけ!」「連絡先だけ!」というように個別にバックアップをとることができます。

例えば新しいパソコンにデータ移行をするときに連絡先だけ移行させたいという場合はこれから紹介する手順で連絡先だけエクスポートしましょう。

一部のバックアップをとる操作手順

Outlook画面左上の「ファイル」をクリックして「開く/エクスポート」から「インポート/エクスポート」をクリックします。

「ファイルにエクスポート」を選択して「次へ」をクリックします。

「Outlook データファイル」を選択して「次へ」をクリックします。

エクスポートしたいアイテムを選択して「次へ」をクリックします。

少し長いので下記にまとめました。

  1. 「参照」をクリックします。
  2. 「デスクトップ」を指定します。
  3. 「ファイル名」を入力します。
  4. 「OK」をクリックします。
  5. 「完了」をクリックします。

いさ
いさ
デスクトップじゃなくてUSBや外付けHDを指定しもOKです!

仕分けルールのバックアップをとる

仕分けルールは上記の操作ではバックアップがとれません。

下記の手順でバックアップをとる必要があります。

仕分けルールのデータを別のパソコンへ移行するとフォルダーの指定が外れてしまうことがあります。

外れていた場合は再度指定する必要があります。

いさ
いさ
例えば「〇〇さんは〇〇フォルダーに振り分ける」と設定している場合に「〇〇フォルダー」という指定が外れてしまうことがあります。

仕分けルールのバックアップをとる操作手順

「ルール」から「仕分けルールと通知の管理」をクリックします。

少し長いので下記にまとめました。

  1. 「オプション」をクリックします。
  2. 「仕分けルールをエクスポート」をクリックします。
  3. 「保存先」(デスクトップ)を指定します。
  4. 「ファイル名」を入力します。
  5. 「保存」をクリックします。

いさ
いさ
別パソコンに移行する際は「仕分けルールをインポート」をクリックしてバックアップをとったデータを指定します!

署名のバックアップをとる

署名はOutlookからではなくエクスプローラーからバックアップがとれます。

署名のバックアップをとる操作手順

「スタートボタン」を右クリックして「エクスプローラー」をクリックします。

「表示」から「隠しファイル」にチェックを入れます。

下記のパスをアドレスバーに入力して「→」をクリックします。

C:/Users/(ユーザー)/AppData/Roaming/Microsoft/Signatures

いさ
いさ
上記のパスをコピー&ペーストして「ユーザー」だけ編集すると楽です!

「ユーザー名」が不明な場合は「Windows(C)」から「ユーザー」で確認できます。

「作成した署名の名前」をすべてコピーして「USB」や「外付けHD」などに貼り付けることでバックアップ完了です。

いさ
いさ
誤って切り取ったり削除していまうと署名が消えてしまうので注意です。
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まとめ

今回はOutlookのバックアップをとる方法を解説しました。

まとめると以下の通りです。

バックアップはデータ移行するときに必要な操作になるので覚えておいて損はないです。
参照:Outlookデータ移行する方法【別のパソコンへデータ移行したい方へ】

本記事が参考になれれば幸いです。

ABOUT ME
いさ
元Microsoftサポートで現ブロガー。パソコン関連や生活に役立つ情報を共有、趣味を書いているブログ大好き人間です。おかげさまでブログ累計20万PV突破しました。