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【初心者向け】Outlookテンプレートの作成方法【時短になる】

困っている人
困っている人
Outlookを利用している者です。毎日同じ内容のメールを先方に送信しているのですが、テンプレートの作成方法を教えてほしいです。
いさ
いさ
本記事で画像付きで作成方法を紹介します!

同じ内容を複数人に送信したい場合は、テンプレートを使うと時短になります。

Outlook初心者の方でも簡単に作成できるのでご安心ください。

いさ
いさ
本記事は1分程度で読み終わると思います。

テンプレートを作成するメリット

テンプレートを作成するメリットはたくさんあります。

メリット①:時短になる

テンプレートを作成したほうが圧倒的に時短になります。

同じ本文内容であれば、わざわざ入力したりコピーして貼り付けたりしなくても宛先を変えるだけでOKです。

メリット②:マウス操作だけで送信できる

新規作成して同じ内容を入力する必要がなく、宛先だけを変更するだけなのでマウスの操作だけで完結します。

メリット③:作成したテンプレートは、別パソコンでも使える

作成したテンプレートは、別パソコンでも使うことができます。

注意点あり

別パソコンにもOutlookがインストールされていなければ使うことはできません。

別パソコンで使うには、USBもしくはHDにテンプレートを保存して移動させましょう。

流れとしては以下のとおりです。

  1. Aパソコンでテンプレートを作成する
  2. 作成したテンプレートをUSBにコピーする
  3. BパソコンにUSBを挿入、デスクトップなどにテンプレートを移動させる

あとは、テンプレートを開くだけでOKです。

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Outlookテンプレートの作成方法

本記事では、「新しいメールから作成する方法」と「クイック操作から作成する方法」の2つを紹介します。

①新しいメールから作成する方法

1.「新しいメール」をクリック

2.宛先、件名、本文などを入力したら「ファイル」をクリック

いさ
いさ
宛先もテンプレートとして保存されます。

3.「名前を付けて保存」をクリック

4.「ファイル名」を入力、ファイルの種類を「Outlookテンプレート」に設定、「デスクトップ」を指定して「保存」をクリック

いさ
いさ
デスクトップ以外にも保存できます。

5.テンプレート作成完了

いさ
いさ
アイコンをダブルクリックするとメール画面が開かれます。

②クイック操作から作成する方法

1.「新規作成」をクリック

2.「名前」を入力、「メッセージの作成」を選択、「宛先」を入力して「オプションの表示」をクリック

3.必要な項目を入力して「完了」をクリック

いさ
いさ
「テキスト」は「本文」になります。

4.「テンプレート」をクリック

5.作成したテンプレートが開きます

テンプレートを修正する場合

1.テンプレート修正後に「ファイル」をクリック

2.「上書き保存」をクリック

まとめ

テンプレートは色々な場面でよく使われています。

  • 挨拶の文
  • 年末年始の挨拶
  • 自己紹介の文
  • 会社の概要 など

作業効率が格段に上がるので、テンプレートの作成方法は覚えておいて損はないです。

本記事が参考になれれば幸いです。

ABOUT ME
いさ
元Microsoftサポートで現ブロガー。パソコン関連や生活に役立つ情報を共有、趣味を書いているブログ大好き人間です。おかげさまでブログ累計20万PV突破しました。