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Outlookでテンプレートを作成する方法2つ【時短になります】

困っている人
困っている人
Outlookを利用している者です。毎日同じ内容のメールを先方に送信しているのですが、テンプレートの作成方法を教えてほしいです。
いさ
いさ
本記事で画像付きで作成方法を紹介します!

本記事の内容は下記のとおりです。

  • Outlookでテンプレートを作成するメリット3つ
  • Outlookでテンプレートを作成する方法2つ


( @isastart07 )

Outlookで似たような内容を送信することが多いときは、テンプレートを作成すると時短になって便利です。

Outlook初心者の方でも簡単に作成できるのでご安心ください。

今回は元Microsoftサポートの僕が、Outlookでテンプレートを作成する方法2つを紹介します。

いさ
いさ
本記事は1分程度で読み終わると思います。

Outlookでテンプレートを作成するメリット3つ

テンプレートを作成するメリットはたくさんあります。

 

メリット①:時短になる

テンプレートを作成したほうが圧倒的に時短になります。

同じ本文内容であればわざわざ入力したり、コピーして貼り付けたりしなくても宛先を変えるだけでOKです。

いさ
いさ
Outlookに限らず、テンプレートは作業効率を上げてくれます!

 

メリット②:マウスの操作だけで送信できる

新規作成して同じ内容を入力する必要がなく、宛先だけを変更するだけなのでマウスの操作だけで完結します。

キーボードを使うことが減るのでかなり時短になると思います。

 

メリット③:作成したテンプレートは、別のパソコンでも使える

作成したテンプレートは、別のパソコンでも使うことができます。

いさ
いさ
別のパソコンにもOutlookがインストールされていることが前提です!

別のパソコンで使うまでの流れは下記のとおりです。

  1. Aパソコンでテンプレートを作成する
  2. 作成したテンプレートをUSBにコピーする
  3. BパソコンにUSBを挿入、デスクトップなどにテンプレートを移動させる

あとは、テンプレートを開くだけでOKです。

 

Outlookでテンプレートを作成する方法2つ

Outlookでテンプレートを作成する方法は2つあります。

  1. 新しいメールから作成する
  2. クイック操作から作成する

順番に解説していきます。

 

①:新しいメールから作成する方法

手順①:「新しいメール」をクリックします。

手順②:宛先、件名、本文などを入力したら「ファイル」をクリックします。

いさ
いさ
宛先もテンプレートとして保存されます。

手順③:「名前を付けて保存」をクリックします。

手順④:「ファイル名」を入力、ファイルの種類を「Outlookテンプレート」に設定、「デスクトップ」を指定して「保存」をクリックします。

いさ
いさ
保存先はどこでもOKです!ファイルの種類をテンプレートにすることを忘れずに!

以上になります。

 

②:クイック操作から作成する方法

手順①:「新規作成」をクリックします。

手順②:「名前」を入力、「メッセージの作成」を選択、「宛先」を入力して「オプションの表示」をクリックします。

手順③:必要な項目を入力して「完了」をクリックします。

いさ
いさ
「テキスト」は「本文」になります。

手順④:「テンプレート」をクリックします。

手順⑤:作成したテンプレートが開きます。

いさ
いさ
テンプレートを修正したいときは、「ファイル」から「上書き保存」をクリックしましょう!

 

まとめ:テンプレートで時短していこう!

今回はOutlookでテンプレートを作成する方法2つを紹介しました。

Outlookのテンプレートはいろいろな場面でよく使われています。

  • 挨拶の文
  • 年末年始の挨拶
  • 自己紹介の文
  • 会社の概要 など

作業効率が格段に上がるので、テンプレートの作成方法は覚えておいて損はないです。

今回は以上です。

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