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Outlookで特定のメールに色を付ける方法【条件付き書式】

上司から届くメールを赤色にしてわかりやすくしたいのですが可能でしょうか?その他特定のメールに色を付けたいです。
いさ
いさ
Outlookでは特定のメールに色を付けることができます。本記事で詳しく画像付きで解説します!

Outlookは「条件付き書式」を使って特定のメールに色を付けられます。

例えば、件名が「TEST」のときは「緑色」って設定すると下のようになります。

今回はOutlookで特定のメールに色を付ける設定方法を紹介します。

Outlookで特定のメールに色を付ける方法

「条件付き書式」というところから設定をします。

設定する手順

1.「表示」から「ビューの設定」をクリック

2.「条件付き書式」をクリック

3.「追加」をクリックして「名前」を入力、「フォント」をクリック

「名前」については好きな文字を入力してOKです。

これから作る条件の「名前」になるので、特になければ「無題」のまま「フォント」をクリックして大丈夫です!

4.各項目を設定して「OK」をクリック

フォントやサイズなども変えたい場合はここで変更します。

色だけ設定したい場合は「4番」のところだけ設定して「OK」をクリックしましょう。

5.「条件」をクリック

6.条件を設定して「OK」をクリック

  • 特定の件名のメールに色を付ける…「検索する文字列」の欄に件名を入力
  • 特定の差出人から来たメールに色を付ける…「差出人」の欄にメールアドレスを入力、もしくは「差出人」をクリックしてアドレス帳から選択
  • 特定の宛先のメールに色を付ける…「宛先」の欄にメールアドレスを入力、もしくは「宛先」をクリックしてアドレス帳から選択

7.「OK」をクリック

8.設定完了

設定するときの注意点

便利な機能ですが、注意点もいくつかあるので紹介します。

注意点①:複数のアドレスを設定している方は、個別に設定する必要あり

画像のように複数のメールアドレスを設定している場合は、各メールアドレスに設定が必要です。

いさ
いさ
1つのアドレスだけ設定できればOKという方は問題なしです。

各メールアドレスに設定する場合は設定したいメールアドレスの「受信トレイ」をクリックしてから上記の手順通り進めましょう。

いさ
いさ
1つのメールアドレスだけに設定したい場合は、そのメールアドレスの受信トレイを選択して設定します。

注意点②:あくまでも自分のOutlookだけの設定

メールに色を付ける設定は自分のOutlookだけの設定になるので、相手側では通常の色で表示されます。

自分のOutlook上だけの設定になります。

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相手にも色を反映させたい場合

もし、相手にも設定した色を共有したいというときは1つだけ方法があるので紹介します。

ただ、この方法は「赤色」のみとなっています。

いさ
いさ
ちょっと強引な設定ですが、どうしても色を付けたいという方は試してみてください。

設定する手順

1.「新しいメール」をクリック

2.「フラグの設定」から「ユーザー設定」をクリック

3.「開始日」と「期限」を過去に設定、「受信者用にフラグを設定する」と「アラーム」にチェックを入れて日付を過去に設定、「OK」をクリック

いさ
いさ
相手にだけ色を付けたい場合は「開始日」と「期限」の設定は不要です。何なら「自分用にフラグを設定する」のチェックを外してもOKです!

「日付を過去に設定する」というのが大事なポイントです。

過去に設定することで期限が切れている状態になるので赤色になります。

4.「宛先」と「件名」と「本文」を入力後、「送信」をクリック

上記の操作で送信すると相手には下の画像のように「赤色」で表示されます。

isa
isa
この方法であれば相手にも色を付けて送信することは可能です。

まとめ

本記事では特定のメールに色を付ける方法を紹介しました。

色を付けることでひと目で誰からのメールかわかったり、整理がしやすくなったりとメリットがありますね。

設定しすぎるとごちゃごちゃして逆に使いにくくなるかもなので注意です。

本記事が参考になれれば幸いです。

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いさ
元Microsoftサポートで現ブロガー。パソコン関連や生活に役立つ情報を共有、趣味を書いているブログ大好き人間です。おかげさまでブログ累計20万PV突破しました。