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Excelでプルダウンを作成する2つの方法【連動や集計も可能!】

困っている人
困っている人
Excelでプルダウンを作成する方法がわかりません・・
kyosuke
kyosuke
本記事で詳しく解説します。
本記事の内容
  • Excelでプルダウンを作成する2つの方法
  • Excelプルダウンをカスタマイズする方法
  • Excelのプルダウン応用編
  • よくあるトラブル2つの解決方法
本記事を書いている人
  • isacomputer管理人(@isastart07)
  • 元Microsoftサポート、約2500人のサポート経験あり
  • 本ブログ累計100万PV突破

「Excelでプルダウンを作成する方法がわからない・・」とお悩みではありませんか?

今回Excelでプルダウンを作成する方法を画像付きで解説します。

プルダウンは入力ミスを防ぐと同時に、入力する手間も省けるので作成方法を覚えておくと役に立つこと間違いありません。

kyosuke
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本記事を読めばExcelでプルダウンを簡単に作成して使うことができるようになります!

それでは、いきましょう。

Excelでプルダウンを作成する2つの方法

プルダウンの作成は2つの方法があります。

  1. 元の値のデータを手入力で作成する
  2. 元の値のデータを参照して作成する

上記のとおり。

 

順番に解説しますね。

①:元の値のデータを手入力で作成する

プルダウンを設定する「セル」をクリックして「データ」の「データの入力規則」をクリックします。

入力値の種類を「リスト」に設定して「元の値(項目)」を入力して「OK」をクリックします。

kyosuke
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項目は「カンマ(,)」で区切ります。

すると以下のようのにプルダウンが作成されます。

②:元の値のデータを参照して作成する

プルダウンを設定する「セル」をクリックして「データ」の「データの入力規則」をクリックします。

kyosuke
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あらかじめ参照するデータ(項目)を他のセルに入力しておきます。

入力値の種類を「リスト」に設定して「↑」をクリックします。

カーソルで「データ(項目)」を選択して「↓」をクリックします。

「OK」をクリックします。

kyosuke
kyosuke
「元の値」は手入力してもOKです!

すると以下のようにプルダウンが作成されます。

Excelのプルダウンをカスタマイズする方法

  1. プルダウンにデータを追加する
  2. プルダウンメニューを削除する
  3. プルダウンメニューに色をつける
  4. プルダウンメニューを連動させる

上記4つの方法を解説します。

①:プルダウンにデータを追加する

データを手入力する場合

プルダウンを設定した「セル」をクリックして「データ」の「データの入力規則」をクリックします。

「元の値」に追加する「データ(項目)」を入力して「OK」をクリックします。

kyosuke
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プルダウンのデータ(項目)編集もここから行います!

すると以下のようにデータを追加できます。

データを参照する場合

追加する「データ(項目)」を入力してプルダウンを設定した「セル」をクリックして「データ」の「データの入力規則」をクリックします。

「↑」をクリックします。

参照する「データ(項目)」をすべて選択して「↓」をクリックします。

「OK」をクリックします。

kyosuke
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「元の値」は手入力してもOKです!

すると以下のようにデータを追加できます。

②:プルダウンメニューを削除する

「データの入力規則」から削除する

プルダウンが設定されている「セル」を選択して「データ」の「データの入力規則」をクリックします。

「すべてクリア」→「OK」の順でクリックします。

「クリア」から削除する

プルダウンが設定されている「セル」を選択して「ホーム」の「クリア」から「すべてのクリア」をクリックします。

③:プルダウンメニューに色をつける

プルダウンの特定の文字列に色をつけることができます。

プルダウンが設定されている「セル」をすべて選択して「ホーム」の「条件付き書式」から「新しいルール」をクリックします。

下記に操作をまとめました。

  1. ルールの種類から「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択します。
  2. 「特定の文字列」を選択します。
  3. 「次の値を含む」を選択します。(最初から選択されています)
  4. 色をつけたい「データ(項目)」を入力します。
  5. 「書式」をクリックします。

「塗りつぶし」から好きな「色」を選択して「OK」をクリックします。

「OK」をクリックします。

すると以下のように「サッカー」に色がつきます。

kyosuke
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他のセルを「サッカー」にしても色がつきます!逆に「サッカー」以外にすると色は消えます。

④:プルダウンメニューを連動させる

別のシートにあるデータを反映させて連動させます。

Sheet2の表「見出し」をすべて選択して「数式」の「名前の定義」をクリックします。

名前に「食べ物」と入力して「OK」をクリックします。

kyosuke
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「名前」は何でもOKです。

Sheet2の表をすべて選択して「数式」の「選択範囲から作成」をクリックします。

「左端列」にチェックを入れて「OK」をクリックします。

Sheet1のプルダウンを設定する「セル」を選択して「データ」の「データの入力規則」をクリックします。

入力値の種類を「リスト」に設定して元の値を「=食べ物」と入力して「OK」をクリックします。

もう1つのプルダウンを設定する「セル」を選択して「データ」の「データの入力規則」をクリックします。

入力値の種類を「リスト」にして元の値に「=INDIRECT(C2)」と入力して「OK」をクリックします。

「はい」をクリックします。

すると以下のようにプルダウンが連動します。

kyosuke
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「魚」を選択すれば魚の行がプルダウンに反映されるようになります!

Excelプルダウンの応用編

プルダウンをさらに便利に使える応用編を紹介します。

  1. COUNTIF関数で特定のデータを集計する
  2. 同じ列にあるデータは「Alt」+「↓」で簡単にプルダウンメニューを表示させることができる

上記のとおり。

①:COUNTIF関数で特定のデータを集計する

COUNTIF関数を使うことで特定の文字列を集計することができます。

  • COUNTIF関数:=COUNTIF(範囲,検索条件)

上の画像を例にすると下記のような数式になります。

  • 男性:=COUNTIF(C4:C10,E3)
  • 女性:=COUNTIF(C4:C10,F3)

特定データの集計を行う際に便利な関数です。

②:同じ列にあるデータは「Alt」+「↓」で簡単にプルダウンメニューを表示させることができる

同じ列で繰り返されるデータはショートカットキー「Alt」+「↓」で簡単にプルダウンメニューを表示させることができます。

注意点①:途中に空白があると空白より上は表示されない

空白を挟むと空白より上のデータはプルダウンに反映されないので注意です。

 

注意点②:同じデータが複数ある場合は1つのみ表示される

同じデータが複数ある場合は1つのみ表示されます。

よくあるトラブル2つの解決方法

Excelプルダウンでよくあるトラブル2つの解決方法を紹介します。

  1. グレーアウトしてボタンをクリックできない
  2. プルダウンを設定したけど表示されない

上記のとおり。

①:グレーアウトしてボタンをクリックできない

Excelの上部(リボン)が画像のようにグレーアウトしている場合は、入力モードになっている可能性があります。

通常セルをクリックして「データの入力規則」をクリックしますが、セルをダブルクリックしてしまうと入力モードになり上部がグレーアウトしてしまいます。

kyosuke
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プルダウンを作成するときは、セルをダブルクリックではなくワンクリックだけするようにしましょう。

②:プルダウンを設定したけど表示されない

本記事の操作で設定したけどプルダウンが表示されない方は、データの入力規則画面で「ドロップダウンリストから選択する」のチェックが外れているかもしれません。

プルダウンを設定する際は、必ずチェックを入れましょう。

kyosuke
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通常は自動でチェックが入っています。

まとめ:プルダウンを活用しよう!

今回はExcelでプルダウンを作成する2つの方法を解説しました。

プルダウンはデータを管理するのにとても便利な機能です。

kyosuke
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これから表を作成したいという方は、プルダウンの作成方法を覚えているといろいろな場面で役に立つでしょう!

それでは、今回は以上です。

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kyosuke
24歳ブロガーです ➡ パソコン関連の記事を初心者の方向けに書いています ➡ おかげさまで本ブログ累計100万PV突破しました!
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