Excelでグループ化する2つの方法【図形をまとめる】
kyosuke
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【データを集計・連動】Excelでプルダウンを作成する2つの方法【データの入力規則】
kyosuke
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Excelでプルダウンを作る方法がわかりません・・
このような悩みに答えます。
今回はExcelでプルダウンを作成する方法を紹介します。
さっそく本文へいきましょう。
本記事の内容
- Excelでプルダウンを作成する2つの方法
- Excelのプルダウンをカスタマイズする方法
- Excelのプルダウン応用編
- よくあるトラブルの解決方法まとめ
目次
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Excelでプルダウンを作成する2つの方法
- プルダウンのデータを手入力で作成する
- プルダウンのデータを参照して作成する
順番に解説しますね。
①：プルダウンのデータを手入力で作成する
セルを選択して「データ」から「データの入力規則」をクリック
入力値の種類を「リスト」に変更して、元の値を入力して「OK」をクリック
プルダウンを設定できました。
②：プルダウンのデータを参照して作成する
セルを選択して「データ」から「データの入力規則」をクリック
入力値の種類を「リスト」に設定して「↑」をクリック
参照するデータを選択して「↓」をクリック
「OK」をクリック
プルダウンを設定できました。
Excelのプルダウンをカスタマイズする方法
- プルダウンにデータを追加する
- プルダウンを削除する
- プルダウンに色をつける
- プルダウンを連動させる
順番に解説します。
①：プルダウンにデータを追加する
データを手入力する場合
プルダウンを設定したセルを選択して「データ」から「データの入力規則」をクリック
元の値に追加したいデータを入力して「OK」をクリック
データを追加できました。
データを参照する場合
以下の操作をします。
- 追加したいデータを入力
- プルダウン設定したセルを選択
- 「データ」をクリック
- 「データの入力規則」をクリック
「↑」をクリック
参照するデータをすべて選択して「↓」をクリック
「OK」をクリック
データを追加できました。
②：プルダウンを削除する
プルダウンの削除は「データの入力規則」または「クリア」からできます。
「データの入力規則」から削除する
プルダウンを削除したいセルを選択して「データ」から「データの入力規則」をクリック
「すべてクリア」→「OK」の順でクリック
「クリア」から削除する
「クリア」から「すべてのクリア」をクリックします。
③：プルダウンに色をつける
Excelは、プルダウンに条件を設定して色をつけられます。
例で「サッカーという文字列に色をつける」という条件を設定します。
プルダウンが設定されたセルをすべて選択して「条件付き書式」から「新しいルール」をクリック
以下の操作をします。
- 「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択
- 「特定の文字列」を選択
- 「次の値を含む」を選択
- 「サッカー」と入力
- 「書式」をクリック
「塗りつぶし」から好きな色を選んで「OK」をクリック
「OK」をクリック
「サッカー」という文字列に色がつきます。
他のセルを「サッカー」に変更しても色がつきます。
④：プルダウンを連動させる
Excelは、別シートに入力されたデータを参照して、連動できます。
今回は、指定した食べ物を参照して連動させます。
Sheet2のタイトルとなるセルをすべて選択して「数式」から「名前の定義」をクリック
名前を入力して「OK」をクリック
Sheet2の表をすべて選択して「数式」から「選択範囲から作成」をクリック
「左端列」にチェックを入れて「OK」をクリック
Sheet1のプルダウンを設定したいセルを選択して「データ」から「データの入力規則」をクリック
入力値の種類を「リスト」に変更、元の値を「=名前」と入力して「OK」をクリック
もう1つのプルダウンを設定したいセルを選択して「データ」から「データの入力規則」をクリック
入力値の種類を「リスト」に変更、元の値に「=INDIRECT(参照するセル)」と入力して「OK」をクリック
今回は食べ物が表示されるセルを参照するので「C2」になります。
INDIRECT（インダイレクト）関数とは
指定される文字列への参照を返す関数です。
プルダウンを連動させるときは、INDIRECT関数を使います。
「はい」をクリック
連動しているか確認
食べ物を「魚」にすれば、名前に魚の名前が表示されます。
Excelのプルダウンの応用編
- COUNTIF関数で特定のデータを集計する
- 同じ列のデータをかんたんにプルダウンで表示する
順番に解説します。
①：COUNTIF関数で特定のデータを集計する
COUNTIF（カウントイフ）関数で、特定の文字列を集計できます。
| 男性 | 女性 |
|---|---|
| =COUNTIF(C4:C10,E3) | =COUNTIF(C4:C10,F3) |
COUNTIF関数の詳しい使い方については、下の記事をご覧ください。
②：同じ列のデータをかんたんにプルダウンで表示する
同じ列で連続しているデータは、ショートカットキー「Alt」+「↓」でかんたんにプルダウンメニューを表示できます。
ただ、注意点が2つあります。
注意点①：空白より上は表示されない
空白を挟むと、空白より上のデータが表示されません。
注意点②：同じ文字列は1つだけ表示される
同じ文字があるときは、1つだけ表示されます。
よくあるトラブルの解決方法まとめ
Excelプルダウンでよくあるトラブルが下記のとおりです。
- ボタンがグレーアウトしてクリックできない
- プルダウンが表示されない
解決方法を順番に解説します。
①：ボタンがグレーアウトしてクリックできない
Excelの上部（リボン）がグレーアウトしているときは、入力モードになっている可能性があります。
適当なセルをワンクリックすれば、解決します。
セルをダブルクリックすると、入力モードになってボタンがクリックできなくなります。
②：プルダウンが表示されない
プルダウンの設定をしたけど表示されない・・
このようなときは、データの入力規則の設定画面の「ドロップダウンリストから選択する」のチェックを確認します。
通常はチェックが入っていますが、外れていないか確認しましょう。
まとめ：プルダウンを活用しよう！
今回はExcelでプルダウンを作成する2つの方法を解説しました。
データを集計したり、連動させたいときにプルダウンは便利なので、ぜひ活用してみてください。
今回は以上です。
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