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【初心者向け】Excelプルダウンを作成方法【追加や連動も可】

困っている人
困っている人
Excelでプルダウンを作成する方法と追加や削除、連動させる方法を教えてほしいです。
いさ
いさ
本記事で詳しく解説します。

プルダウンは入力ミスを防ぐと同時に入力する手間も省けるので設定方法を覚えておいて損はしないです。

今回は元Microsoftサポートの僕が、Excelプルダウンを作成する方法を解説します。

いさ
いさ
初心者の方にもわかりやすく42枚の画像を使って解説していきます!

本記事はこんな方におすすめです。

  • これから表を作成していきたい方
  • プルダウンの設定方法がわからない方
  • プルダウンを追加、削除の方法がわからない方
  • プルダウンを設定したけど表示されないので解決策が知りたい方

Excelプルダウンを作成する方法

各操作方法を画像付きで詳しく解説します。

元の値のデータを手入力で作成する

プルダウンを設定する「セル」をクリックして「データ」の「データの入力規則」をクリックします。

入力値の種類を「リスト」に設定して「元の値(項目)」を入力して「OK」をクリックします。

いさ
いさ
項目は「カンマ(,)」で区切ります!

すると以下のようのにプルダウンが作成されます。

元の値のデータを参照して作成する

プルダウンを設定する「セル」をクリックして「データ」の「データの入力規則」をクリックします。

いさ
いさ
あらかじめ参照するデータ(項目)を他のセルに入力しておきます!

入力値の種類を「リスト」に設定して「↑」をクリックします。

カーソルで「データ(項目)」を選択して「↓」をクリックします。

「OK」をクリックします。

いさ
いさ
「元の値」は手入力してもOKです!

すると以下のようにプルダウンが作成されます。

プルダウンにデータを追加する

データを手入力する場合」と「データを参照する場合」の2つを解説します。

データを手入力する場合

プルダウンを設定した「セル」をクリックして「データ」の「データの入力規則」をクリックします。

「元の値」に追加する「データ(項目)」を入力して「OK」をクリックします。

いさ
いさ
プルダウンのデータ(項目)編集もここから行います!

すると以下のようにデータを追加できます。

データを参照する場合

追加する「データ(項目)」を入力してプルダウンを設定した「セル」をクリックして「データ」の「データの入力規則」をクリックします。

「↑」をクリックします。

参照する「データ(項目)」をすべて選択して「↓」をクリックします。

「OK」をクリックします。

いさ
いさ
「元の値」は手入力してもOKです!

すると以下のようにデータを追加できます。

プルダウンメニューを削除する

データの入力規則から削除する方法」と「クリアから削除する方法」の2つを解説します。

「データの入力規則」から削除する

プルダウンが設定されている「セル」を選択して「データ」の「データの入力規則」をクリックします。

「すべてクリア」→「OK」の順でクリックします。

「クリア」から削除する

プルダウンが設定されている「セル」を選択して「ホーム」の「クリア」から「すべてのクリア」をクリックします。

プルダウンメニューに色をつける

プルダウンの特定の文字列に色をつけることができます。

プルダウンが設定されている「セル」をすべて選択して「ホーム」の「条件付き書式」から「新しいルール」をクリックします。

長くなるので下記にまとめました。

  1. ルールの種類から「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択します。
  2. 「特定の文字列」を選択します。
  3. 「次の値を含む」を選択します。(最初から選択されています)
  4. 色をつけたい「データ(項目)」を入力します。
  5. 「書式」をクリックします。

「塗りつぶし」から好きな「色」を選択して「OK」をクリックします。

「OK」をクリックします。

すると以下のように「サッカー」に色がつきます。

いさ
いさ
他のセルを「サッカー」にしても色がつきます!逆に「サッカー」以外にすると色は消えます。

プルダウンメニューを連動させる

「連動する」と聞くとちょっとイメージしづらい方も多いかと思います。

いまいちピンとこない方は先に本記事内「連動されているプルダウン」を見てみてから操作方法を確認してみるといいかもしれません。

Sheet2の表「見出し」をすべて選択して「数式」の「名前の定義」をクリックします。

名前に「食べ物」と入力して「OK」をクリックします。

いさ
いさ
「名前」は何でもOKです!

Sheet2の表をすべて選択して「数式」の「選択範囲から作成」をクリックします。

「左端列」にチェックを入れて「OK」をクリックします。

Sheet1のプルダウンを設定する「セル」を選択して「データ」の「データの入力規則」をクリックします。

入力値の種類を「リスト」に設定して元の値を「=食べ物」と入力して「OK」をクリックします。

もう1つのプルダウンを設定する「セル」を選択して「データ」の「データの入力規則」をクリックします。

入力値の種類を「リスト」にして元の値に「=INDIRECT(C2)」と入力して「OK」をクリックします。

「はい」をクリックします。

すると以下のようにプルダウンが連動します。

いさ
いさ
「魚」を選択すれば魚の行がプルダウンに反映されるようになります!

Excelプルダウン応用編

さらにプルダウンを便利に使える関数と小技を紹介します。

COUNTIF関数で特定のデータを集計する

COUNTIF関数を使うことで特定の文字列を集計することができます。

  • COUNTIF関数:=COUNTIF(範囲,検索条件)

上の画像を例にすると下記のような数式になります。

  • 男性:=COUNTIF(C4:C10,E3)
  • 女性:=COUNTIF(C4:C10,F3)

特定データの集計を行う際に便利な関数です。

同じ列にあるデータは「Alt」+「↓」で簡単にプルダウンメニューを表示させることができる

同じ列で繰り返されるデータはショートカットキー「Alt」+「↓」で簡単にプルダウンメニューを表示させることができます。

注意点①:途中に空白があると空白より上は表示されない

空白を挟むと空白より上のデータはプルダウンに反映されないので注意です。

注意点②:同じデータが複数ある場合は1つのみ表示される

同じデータが複数ある場合は1つのみ表示されます。

よくあるトラブルと解決策

プルダウンの設定でよくあるトラブルと解決策を紹介します。

グレーアウトしてボタンをクリックできない

Excel上部(リボン)がグレーアウトしている場合は入力モードになっている可能性があります。

通常セルをクリックして「データの入力規則」をクリックしますが、セルをダブルクリックしてしまうと入力モードになり上部がグレーアウトしてしまいます。

なので設定する際は、セルをダブルクリックではなくワンクリックだけするようにしましょう。

プルダウンを設定したけど表示されない

本記事の操作で設定したけどプルダウンが表示されない方は、データの入力規則画面で「ドロップダウンリストから選択する」のチェックが外れているかもしれません。

プルダウンを設定する際は必ずチェックを入れましょう。

いさ
いさ
通常は自動でチェックが入っているので問題なしです!

まとめ

今回はExcelプルダウンを作成する方法を解説しました。

プルダウンはExcelを使う上では欠かせない機能です。

これから表を作成したいという方はプルダウンの設定方法を覚えているといろいろな場面で役に立つでしょう。
参考:【初心者向け】Excel表の作り方を徹底解説【43枚の画像を使って解説】

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本記事が参考になれれば幸いです。

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いさ
元Microsoftサポートで現ブロガー。パソコン関連や生活に役立つ情報を共有、趣味を書いているブログ大好き人間です。おかげさまでブログ累計20万PV突破しました。