Office

【データを集計・連動】Excelでプルダウンを作成する2つの方法【データの入力規則】

kyosuke
読者
読者

Excelでプルダウンを作る方法がわかりません・・

このような悩みに答えます。

今回はExcelでプルダウンを作成する方法を紹介します。

さっそく本文へいきましょう。

本記事の内容
  • Excelでプルダウンを作成する2つの方法
  • Excelのプルダウンをカスタマイズする方法
  • Excelのプルダウン応用編
  • よくあるトラブルの解決方法まとめ
本記事を書いている人
kyosuke
kyosuke
isacomputer管理人
Profile
Microsoftサポート ➜ ブロガー ➜ isacomputer(最高月29万PV / 累計200万PV突破)を運営 ➜ お仕事のご依頼はお問い合わせフォームからお願いします
プロフィールを読む
スポンサーリンク

Excelでプルダウンを作成する2つの方法

  1. プルダウンのデータを手入力で作成する
  2. プルダウンのデータを参照して作成する

順番に解説しますね。

①:プルダウンのデータを手入力で作成する

セルを選択して「データ」から「データの入力規則」をクリック
入力値の種類を「リスト」に変更して、元の値を入力して「OK」をクリック

元の値はカンマ区切りします。

プルダウンを設定できました。

②:プルダウンのデータを参照して作成する

セルを選択して「データ」から「データの入力規則」をクリック
入力値の種類を「リスト」に設定して「↑」をクリック
参照するデータを選択して「↓」をクリック
「OK」をクリック

プルダウンを設定できました。

Excelのプルダウンをカスタマイズする方法

  1. プルダウンにデータを追加する
  2. プルダウンを削除する
  3. プルダウンに色をつける
  4. プルダウンを連動させる

順番に解説します。

①:プルダウンにデータを追加する

データを手入力する場合

プルダウンを設定したセルを選択して「データ」から「データの入力規則」をクリック
元の値に追加したいデータを入力して「OK」をクリック

データを追加できました。

データを参照する場合

以下の操作をします。
  1. 追加したいデータを入力
  2. プルダウン設定したセルを選択
  3. 「データ」をクリック
  4. 「データの入力規則」をクリック
「↑」をクリック
参照するデータをすべて選択して「↓」をクリック
「OK」をクリック

データを追加できました。

②:プルダウンを削除する

プルダウンの削除は「データの入力規則」または「クリア」からできます。

「データの入力規則」から削除する

プルダウンを削除したいセルを選択して「データ」から「データの入力規則」をクリック
「すべてクリア」→「OK」の順でクリック

「クリア」から削除する

「クリア」から「すべてのクリア」をクリックします。

③:プルダウンに色をつける

Excelは、プルダウンに条件を設定して色をつけられます。

kyosuke
kyosuke

例で「サッカーという文字列に色をつける」という条件を設定します。

プルダウンが設定されたセルをすべて選択して「条件付き書式」から「新しいルール」をクリック
以下の操作をします。
  1. 「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択
  2. 「特定の文字列」を選択
  3. 「次の値を含む」を選択
  4. 「サッカー」と入力
  5. 「書式」をクリック
「塗りつぶし」から好きな色を選んで「OK」をクリック
「OK」をクリック

「サッカー」という文字列に色がつきます。

kyosuke
kyosuke

他のセルを「サッカー」に変更しても色がつきます。

④:プルダウンを連動させる

Excelは、別シートに入力されたデータを参照して、連動できます。

kyosuke
kyosuke

今回は、指定した食べ物を参照して連動させます。

Sheet2のタイトルとなるセルをすべて選択して「数式」から「名前の定義」をクリック
名前を入力して「OK」をクリック

名前はなんでもOKです。

Sheet2の表をすべて選択して「数式」から「選択範囲から作成」をクリック
「左端列」にチェックを入れて「OK」をクリック
Sheet1のプルダウンを設定したいセルを選択して「データ」から「データの入力規則」をクリック
入力値の種類を「リスト」に変更、元の値を「=名前」と入力して「OK」をクリック

STEP2で設定した名前を入力します。

もう1つのプルダウンを設定したいセルを選択して「データ」から「データの入力規則」をクリック
入力値の種類を「リスト」に変更、元の値に「=INDIRECT(参照するセル)」と入力して「OK」をクリック

今回は食べ物が表示されるセルを参照するので「C2」になります。

INDIRECT(インダイレクト)関数とは

指定される文字列への参照を返す関数です。

プルダウンを連動させるときは、INDIRECT関数を使います。

「はい」をクリック
連動しているか確認
kyosuke
kyosuke

食べ物を「魚」にすれば、名前に魚の名前が表示されます。

Excelのプルダウンの応用編

  1. COUNTIF関数で特定のデータを集計する
  2. 同じ列のデータをかんたんにプルダウンで表示する

順番に解説します。

①:COUNTIF関数で特定のデータを集計する

COUNTIF(カウントイフ)関数で、特定の文字列を集計できます。

男性女性
=COUNTIF(C4:C10,E3)=COUNTIF(C4:C10,F3)
COUNTIF関数の入力方法

COUNTIF関数の詳しい使い方については、下の記事をご覧ください。

②:同じ列のデータをかんたんにプルダウンで表示する

同じ列で連続しているデータは、ショートカットキー「Alt」+「↓」でかんたんにプルダウンメニューを表示できます。

ただ、注意点が2つあります。

注意点①:空白より上は表示されない

kyosuke
kyosuke

空白を挟むと、空白より上のデータが表示されません。

注意点②:同じ文字列は1つだけ表示される

kyosuke
kyosuke

同じ文字があるときは、1つだけ表示されます。

よくあるトラブルの解決方法まとめ

Excelプルダウンでよくあるトラブルが下記のとおりです。

  1. ボタンがグレーアウトしてクリックできない
  2. プルダウンが表示されない

解決方法を順番に解説します。

①:ボタンがグレーアウトしてクリックできない

Excelの上部(リボン)がグレーアウトしているときは、入力モードになっている可能性があります。

適当なセルをワンクリックすれば、解決します。

kyosuke
kyosuke

セルをダブルクリックすると、入力モードになってボタンがクリックできなくなります。

②:プルダウンが表示されない

読者
読者

プルダウンの設定をしたけど表示されない・・

このようなときは、データの入力規則の設定画面の「ドロップダウンリストから選択する」のチェックを確認します。

kyosuke
kyosuke

通常はチェックが入っていますが、外れていないか確認しましょう。

まとめ:プルダウンを活用しよう!

今回はExcelでプルダウンを作成する2つの方法を解説しました。

kyosuke
kyosuke

データを集計したり、連動させたいときにプルダウンは便利なので、ぜひ活用してみてください。

今回は以上です。

スポンサーリンク
ABOUT ME
kyosuke
kyosuke
isacomputer管理人
Microsoftサポート ➜ ブロガー ➜ isacomputer(最高月29万PV / 累計200万PV突破)を運営 ➜ お仕事のご依頼はお問い合わせフォームからお願いします
記事URLをコピーしました