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Outlook連絡先を整理する3つの方法【3つのテクニックあり】

困っている人
困っている人
連絡先が多すぎてゴチャゴチャしているので整理したいです。どのように整理すればいいでしょうか・・
いさ
いさ
本記事で整理方法を解説します!

Outlookを長い間使っていると連絡先がどんどん増えていきます。

連絡先はあまり削除する機会がないため、溜まってしまう方は多いです。

今回は元Microsoftサポートの僕が、Outlook連絡先を整理する3つの方法を解説します。

いさ
いさ
後半に連絡先を移動させる3つのテクニックも解説しています。

連絡先を整理する3つの方法

連絡先の整理には以下の3つの方法があります。

順番に解説していきます。

①並び変えをする

姓名がゴチャゴチャしていて並びが乱雑になっている場合は、並び替えをすることをおすすめします。

並び替えには以下のような種類があります。

  • 氏名
  • 表題
  • 住所
  • 役職
  • 電話番号 など
いさ
いさ
おすすめは氏名です。「姓名」が入力されておらず「氏名」にちゃんとした名前が入力されているケースが多いからです。

手順①:Outlook画面左下の「連絡先(人マーク)」をクリック、連絡先の空白の所を右クリックして「ビューの設定」をクリックします。

「連絡先ゾーン」以外の空白部分を右クリックしましょう。

手順②:「並び替え」をクリックします。

手順③:「最優先されるフィールド」を選択して「OK」をクリックします。

②フォルダーを作成する

新しいフォルダーを作成することで完全に2つのグループに分けることができます。

手順①:「連絡先」を右クリックして「フォルダーの作成」をクリックします。

手順②:「名前(フォルダー名)」を入力して「OK」をクリックします。

手順③:作成した「連絡先フォルダー」へ移動させたい連絡先を左クリック長押しで持っていきます。

③連絡先グループを作成する

連絡先グループを作成することで一気に整理されます。

送信する相手を探すときも簡単に見つけることができるので、連絡先グループは作成しておいたほうがいいでしょう。

連絡先グループの作成についてはこちらの記事で解説しています。

【初心者向け】Outlook連絡先とグループを作成する方法今回は初心者向けOutlookで連絡先やグループを作成する方法を紹介します。作成方法はいくつかありますがとても簡単なので本記事でマスターしていただければ幸いです。また、連絡先がアドレス帳に表示されない場合の解決策も書いているので是非参考に(^^)/...
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連絡先の移動に使える3つのテクニック

移動に使える2つのテクニックは以下のとおりです。

順番に解説していきます。

①フィルター機能を使う

手順①:連絡先の空白の所を右クリックして「フィルター」をクリックします。

手順②:「検索する文字列」を入力して「検索対象」を選択後「OK」をクリックします。

検索条件に合う連絡先だけ表示されます。

フィルターの解除は「すべてクリア」をクリックします。

②ショートカットキーを使う

ショートカットキーを使ってまとめて移動させることができます。

手順①:「連絡先」をどれか1つクリックして「Ctrl」+「A」を押します。

いさ
いさ
「Ctrl」を押しながら「A」を押します。

手順②:選択された連絡先を右クリックして「移動」から「連絡先フォルダー(移動先のフォルダー)」をクリックします。

③「Ctrl」と「Shift」を使う

以下の2つの操作方法を順番に解説します。

「Ctrl」を使った連絡先を自由に複数選択する方法

手順:「Ctrl」を押しながら移動させたい連絡先をクリックします。

「Shift」を使った連絡先を途中からまとめて選択する方法

「上から2番目の連絡先」から「一番下の連絡先」までをまとめて移動させたいです。

このような場合は、以下の操作で連絡先を選択します。

手順:「上から2番目の連絡先」をクリックして「Shift」を押しながら「一番下の連絡先」をクリックします。

すると以下の画像のように2番目から一番下の連絡先がすべて選択されます。

まとめ

今回はOutlook連絡先を整理する3つの方法を解説しました。

連絡先を整理する3つの方法

  • 並び替えをする
  • フォルダーを作成する
  • 連絡先グループを作成する

連絡先の移動に使える3つのテクニック

  • フィルター機能を使う
  • ショートカットキーを使う
  • 「Ctrl」と「Shift」を使う

連絡先は知らないうちに溜まっていくので、定期的に整理してあげましょう。

また本記事で紹介した3つのショートカットキーはOutlook以外でも使える便利な機能なので覚えておいて損はないです。

本記事が参考になれれば幸いです。

ABOUT ME
いさ
元Microsoftサポートで現ブロガー。パソコン関連や生活に役立つ情報を共有、趣味を書いているブログ大好き人間です。おかげさまでブログ累計7万PV突破しました。