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Outlookで連絡先を整理する3つの方法【見やすく整理!】

kyosuke
読者
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Outlookの連絡先が多くなってきたので、整理したいです・・

このような悩みに答えます。

今回はOutlookで連絡先を整理する方法を3つ紹介します。

kyosuke
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前半は連絡先を整理する方法、後半は整理に使えるテクニックを紹介します。

さっそく本文へいきましょう。

本記事の内容
  • Outlookの連絡先を整理する3つの方法
  • 連絡先の整理に使える3つのテクニック
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Outlookの連絡先を整理する3つの方法

Outlookの連絡先は、以下の方法で整理します。

  1. 並び替えをする
  2. フォルダーを作成する
  3. 連絡先グループを作成する

順番に解説しますね。

①:並び変えをする

姓と名がゴチャゴチャしていて乱雑になっている場合は、並び替えをすると整理されて見やすくなります。

「連絡先アイコン」から空白を右クリックして「ビューの設定」をクリック
「並び替え」をクリック
「最優先されるフィールド」を選択して「OK」をクリック
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姓名、勤務先など好きな並べ方を選べます。

②:フォルダーを作成する

フォルダーを作成して、連絡先を分けることができます。

「連絡先」を右クリックして「フォルダーの作成」をクリック
フォルダー名を入力して「OK」をクリック
作成したフォルダーに移動させたい連絡先をドラッグ
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フォルダーを作成すれば、連絡先が一気に整理されます。

③:連絡先グループを作成する

連絡先グループを作成すれば、整理されるのはもちろん、かんたんにグループに一斉送信ができます。

kyosuke
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まとめて送信したいときは、連絡先グループを作成すると楽ですよ。

連絡先グループの作成方法については、下の記事をご覧ください。

連絡先の整理に使える3つのテクニック

連絡先の整理に使えるテクニックが下記のとおりです。

  1. フィルター機能を使う
  2. ショートカットキーを使う
  3. 「Ctrl」と「Shift」を使う

順番に解説しますね。

①:フィルター機能を使う

連絡先の空白を右クリックして「フィルター」をクリック
「検索する文字列」を入力と「検索対象」を選択して「OK」をクリック

フィルターを解除するときは、「すべてクリア」をクリックします。

kyosuke
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特定の連絡先が見つからないときは、フィルター機能を使ってみましょう。

②:ショートカットキーを使う

ショートカットキーを使えば、連絡先をまとめて操作できます。

「連絡先」をクリックして「Ctrl」+「A」を押す
kyosuke
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「Ctrl」を押しながら「A」を押すイメージです。

選択された連絡先を右クリックして「移動」から移動させたいフォルダーをクリック
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連絡先をまとめて移動させたいときは、ショートカットキーを使いましょう。

③:「Ctrl」と「Shift」を使う

  1. 「Ctrl」で連絡先を複数選択する
  2. 「Shift」で連絡先を途中からまとめて選択する

2つの操作方法を順番に解説します。

「Ctrl」で連絡先を複数選択する

「Ctrl」を押しながら連絡先をクリックすることで、複数の連絡先を選択できます。

kyosuke
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通常は1つしか選択できませんが、「Ctrl」を押しながらであれば複数選択できるようになります。

「Shift」で途中からまとめて選択する

読者
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○○さんから下をまとめて選択したい・・

このような場合は、「Shift」を使います。

先頭の連絡先をクリックして「Shift」を押しながら「一番下の連絡先」をクリックすれば、間の連絡先がすべて選択できます。

kyosuke
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特定の範囲を選択したいときは、「Shift」を使いましょう。

まとめ:連絡先はしっかり整理しましょう

今回はOutlook連絡先を整理する3つの方法を紹介しました。

Outlookの連絡先を整理する3つの方法
  1. 並び替えをする
  2. フォルダーを作成する
  3. 連絡先グループを作成する
使える3つのテクニック
  1. フィルター機能を使う
  2. ショートカットキーを使う
  3. 「Ctrl」と「Shift」を使う
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連絡先は整理しておくと、メール送信が楽になって使いやすくなります。

今回は以上です。

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