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Outlookの連絡先を整理する方法【3つのテクニックを紹介】

困っている人
困っている人
連絡先が多すぎてゴチャゴチャしているので整理したいです。どのように整理すればいいでしょうか・・
いさ
いさ
本記事で整理方法を解説します!

@isastart07 )

Outlookを長い間使っていると連絡先がどんどん増えていきます。

連絡先はあまり削除する機会がないため、溜まってしまう方は多いです。

今回は元Microsoftサポートの僕が、Outlook連絡先を整理する3つの方法を解説します。

いさ
いさ
後半に連絡先を移動させる3つのテクニックも解説しています。

連絡先を整理する3つの方法

連絡先の整理には以下の3つの方法があります。

順番に解説していきます。

 

①:並び変えをする

姓名がゴチャゴチャしていて並びが乱雑になっている場合は、並び替えをすることをおすすめします。

並び替えには以下のような種類があります。

  • 氏名
  • 表題
  • 住所
  • 役職
  • 電話番号 など
いさ
いさ
おすすめは氏名です。「姓名」が入力されておらず「氏名」にちゃんとした名前が入力されているケースが多いからです。

手順①:Outlook画面左下の「連絡先(人マーク)」をクリック、連絡先の空白の所を右クリックして「ビューの設定」をクリックします。

「連絡先ゾーン」以外の空白部分を右クリックしましょう。

手順②:「並び替え」をクリックします。

手順③:「最優先されるフィールド」を選択して「OK」をクリックします。

 

②:フォルダーを作成する

新しいフォルダーを作成することで完全に2つのグループに分けることができます。

手順①:「連絡先」を右クリックして「フォルダーの作成」をクリックします。

手順②:「名前(フォルダー名)」を入力して「OK」をクリックします。

手順③:作成した「連絡先フォルダー」へ移動させたい連絡先を左クリック長押しで持っていきます。

 

③:連絡先グループを作成する

連絡先グループを作成することで一気に整理されます。

送信する相手を探すときも簡単に見つけることができるので、連絡先グループは作成しておいたほうがいいでしょう。

連絡先グループの作成についてはこちらの記事で解説しています。

【初心者向け】Outlookで連絡先とグループを作成する方法連絡先と連絡先グループを作成することで宛先を入力する手間が省けるので、すぐに送信することができます。今回は元Microsoftサポートの僕が、Outlookで連絡先とグループを作成する方法を解説します。...

 

連絡先の整理に使えるテクニック3つ

移動に使える2つのテクニックは以下のとおりです。

順番に解説していきます。

 

①:フィルター機能を使う

手順①:連絡先の空白の所を右クリックして「フィルター」をクリックします。

手順②:「検索する文字列」を入力して「検索対象」を選択後「OK」をクリックします。

検索条件に合う連絡先だけ表示されます。

フィルターの解除は「すべてクリア」をクリックします。

 

②:ショートカットキーを使う

ショートカットキーを使ってまとめて移動させることができます。

手順①:「連絡先」をどれか1つクリックして「Ctrl」+「A」を押します。

いさ
いさ
「Ctrl」を押しながら「A」を押します。

手順②:選択された連絡先を右クリックして「移動」から「連絡先フォルダー(移動先のフォルダー)」をクリックします。

 

③:「Ctrl」と「Shift」を使う

以下の2つの操作方法を順番に解説します。

「Ctrl」を使った連絡先を自由に複数選択する方法

手順:「Ctrl」を押しながら移動させたい連絡先をクリックします。

 

「Shift」を使った連絡先を途中からまとめて選択する方法

「上から2番目の連絡先」から「一番下の連絡先」までをまとめて移動させたいです。

このような場合は、以下の操作で連絡先を選択します。

手順:「上から2番目の連絡先」をクリックして「Shift」を押しながら「一番下の連絡先」をクリックします。

すると以下の画像のように2番目から一番下の連絡先がすべて選択されます。

 

まとめ:連絡先はしっかり整理しましょう

今回はOutlook連絡先を整理する3つの方法を解説しました。

連絡先を整理する3つの方法

  • 並び替えをする
  • フォルダーを作成する
  • 連絡先グループを作成する

連絡先の移動に使える3つのテクニック

  • フィルター機能を使う
  • ショートカットキーを使う
  • 「Ctrl」と「Shift」を使う

連絡先は知らないうちに溜まっていくので、定期的に整理してあげましょう。

また本記事で紹介した3つのショートカットキーはOutlook以外でも使える便利な機能なので覚えておいて損はないです。

今回は以上です。

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