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Outlookの連絡先を整理する3つの方法【テクニックも解説!】

困っている人
困っている人
Outlookの連絡先が多くなってきたので整理したいです・・
kyosuke
kyosuke
本記事でOutlookの連絡先の整理方法を解説します!
本記事の内容
  • Outlookの連絡先を整理する3つの方法
  • 連絡先の整理に使える3つのテクニック
本記事を書いている人
  • isacomputer管理人(@isastart07)
  • 元Microsoftサポート、約2500人のサポート経験あり
  • 本ブログ累計100万PV突破

「Outlookの連絡先を整理したい・・」とお悩みではありませんか?

今回はOutlook連絡先を整理する3つの方法を解説します。

kyosuke
kyosuke
後半に連絡先の整理に使える3つのテクニックも紹介します!

Outlookの連絡先を整理する3つの方法

連絡先の整理には以下の3つの方法があります。

順番に解説していきます。

①:並び変えをする

姓名がゴチャゴチャしていて並びが乱雑になっている場合は、並び替えをすることをおすすめします。

並び替えには以下のような種類があります。

  • 氏名
  • 表題
  • 住所
  • 役職
  • 電話番号 など
kyosuke
kyosuke
おすすめは「氏名」です。「姓名」が入力されておらず「氏名」にちゃんとした名前が入力されているケースが多いからです。

手順①:Outlook画面左下の「連絡先(人マーク)」をクリック、連絡先の空白の所を右クリックして「ビューの設定」をクリックします。

「連絡先ゾーン」以外の空白部分を右クリックしましょう。

手順②:「並び替え」をクリックします。

手順③:「最優先されるフィールド」を選択して「OK」をクリックします。

②:フォルダーを作成する

新しいフォルダーを作成することで完全に2つのグループに分けることができます。

手順①:「連絡先」を右クリックして「フォルダーの作成」をクリックします。

手順②:「名前(フォルダー名)」を入力して「OK」をクリックします。

手順③:作成した「連絡先フォルダー」へ移動させたい連絡先を左クリック長押しで持っていきます。

③:連絡先グループを作成する

連絡先グループを作成することで一気に整理されます。

送信する相手を探すときも簡単に見つけることができるので、連絡先グループは作成しておいたほうがいいでしょう。

連絡先グループの作成についてはこちらの記事で解説しています。

【初心者向け】Outlookで連絡先とグループを作成する方法連絡先と連絡先グループを作成することで宛先を入力する手間が省けるので、すぐに送信することができます。今回は元Microsoftサポートの僕が、Outlookで連絡先とグループを作成する方法を解説します。...

連絡先の整理に使える3つのテクニック

移動に使える2つのテクニックは下記のとおりです。

順番に解説していきます。

①:フィルター機能を使う

手順①:連絡先の空白の所を右クリックして「フィルター」をクリックします。

手順②:「検索する文字列」を入力して「検索対象」を選択後「OK」をクリックします。

検索条件に合う連絡先だけ表示されます。

フィルターの解除は「すべてクリア」をクリックします。

②:ショートカットキーを使う

ショートカットキーを使ってまとめて移動させることができます。

手順①:「連絡先」をどれか1つクリックして「Ctrl」+「A」を押します。

kyosuke
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「Ctrl」を押しながら「A」を押します。

手順②:選択された連絡先を右クリックして「移動」から「連絡先フォルダー(移動先のフォルダー)」をクリックします。

③:「Ctrl」と「Shift」を使う

以下の2つの操作方法を順番に解説します。

「Ctrl」を使った連絡先を自由に複数選択する方法

手順:「Ctrl」を押しながら移動させたい連絡先をクリックします。

 

「Shift」を使った連絡先を途中からまとめて選択する方法

「上から2番目の連絡先」から「一番下の連絡先」までをまとめて移動させたいです。

このような場合は、以下の操作で連絡先を選択します。

手順:「上から2番目の連絡先」をクリックして「Shift」を押しながら「一番下の連絡先」をクリックします。

すると以下の画像のように2番目から一番下の連絡先がすべて選択されます。

まとめ:連絡先はしっかり整理しましょう

今回はOutlook連絡先を整理する3つの方法を解説しました。

連絡先を整理
  1. 並び替えをする
  2. フォルダーを作成する
  3. 連絡先グループを作成する
テクニック
  1. フィルター機能を使う
  2. ショートカットキーを使う
  3. 「Ctrl」と「Shift」を使う

連絡先は知らないうちに溜まっていくので、定期的に整理してあげましょう。

また本記事で紹介した3つのショートカットキーはOutlook以外でも使える便利な機能なので覚えておいて損はないです。

今回は以上です。

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