Excelの表でデータを取り出すときに「VLOOKUP関数」は便利です。
各データにランク付けしたり、一部のデータを取り出して内容を確認したりすることができます。
今回は元Microsoftサポートの僕が、VLOOKUP関数の使い方について解説します。
関数を初めて扱うという方は「ExcelのSUM関数の使い方【関数とは】」の記事で関数について詳しく解説しているので、お時間あるときにぜひぜひ。
( @isastart07 )
VLOOKUP関数の使い方
VLOOKUP関数は、別表から条件に合うデータを取り出して表示させます。
数式は下記のようになります。
=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)
簡単に言うと、検索値を別表から検索して同じ行のデータを取り出すイメージです。
まだイメージしづらいと思うのでもう少し噛み砕いて解説します。
検索値と範囲とは
下記とおりです。
- 検索値：別表から検索したい値を指定する
- 範囲：別表を指定する (絶対参照)
画像で表すと以下のような感じになります。
そして基本的に「範囲」は絶対参照にします。
絶対参照にすることで、別表が固定できて正しく検索できるようになります。
絶対参照は、参照したセルを常に固定させるイメージです。「F4:G8」の間に「$」を付けることで絶対参照になります。また「F4」を1回押すことで簡単に絶対参照にできます。
列番号とは
列番号は、「別表」の列を差します。
上の画像のように、「別表」の左列から数えていきます。
検索方法とは
VLOOKUP関数は下記の検索方法があります。
- 条件に近いデータを取り出す：TRUE
- 条件に完全一致するデータを取り出す：FALSE
例えば、「90点以上の人はAランク」「売り上げが70,000円以上の店舗はBランク」というような場合は「TRUE」を指定します。
完全一致は「FALSE」を指定します。
「TRUE」でランク付けする場合は、「別表」の一番左の列に小さい順で数値を入力する必要があります。
別表は別シートにあっても問題なしです
「別表」は同じシート内じゃなくてもOKです。
上の画像のように別シートにあってもしっかりデータを取り出せます。
ここを理解すれば簡単に使えます
初心者の方は以下のポイントを理解すると楽です。
「別表」は絶対参照にする
「別表」を指定するときは絶対参照にします。
ここを忘れてしまうと、オートフィル(他のセルにコピー)した時に別表の指定範囲がずれてしまいます。
上の画像のように指定範囲がずれて取り出せないため「#N/A」と返ってきます。
「別表」は絶対参照にする！ということを覚えておきましょう。
検索方法を理解する
上記で説明したとおり、検索方法は「TRUE」と「FALSE」の2種類あります。
「○○以上」という検索の場合は「TRUE」
「○○！」という検索の場合は「FALSE」
こんな感じで覚えるといいかもです。
VLOOKUP関数を使った例
実際にVLOOKUPを使った例を紹介します。
例①と②は「TRUE」、例③は「FALSE」になっています。
例①：テストの点数によってランク付け
数式は下記のとおりです。
=VLOOKUP(C4,$F$4:$G$8,2,TRUE)
「各生徒のテストの点数をランク付けした」という感じです。
例えば、一番上の「佐藤さん」で解説すると・・
- 佐藤さんの点数は50点 (表1)
- 50以上と一致、2列目は「C」になっている(表2)
- なので佐藤さんのランクは「C」と表示される
という流れになります。
他のセルも同じ流れでランク付けされていることがわかりますね。
例②：売り上げの金額によってランク付け
数式は下記のとおりです。
=VLOOKUP(C4,$F$4:$G$8,2,TRUE)
これは「例①」の店舗の売り上げバージョンですね。
数式もまったく同じで表の見た目が変わっただけです。
例③：番号を検索して「アニメ」を取り出す
数式は下記のとおりです。
=VLOOKUP(E4,$B$4:$C$11,2,FALSE)
完全一致の「FALSE」を使った例になります。
画像のようにランダムに番号が設定されていても、「FALSE」を使ってアニメの番号を入力すると「入力した番号のアニメ」が表示されます。
入力した値(表2)と完全一致した値(表1)の行の2列目を取り出すというイメージです。
まとめ：VLOOKUP関数でデータを管理しよう！
今回はVLOOKUP関数の使い方について解説しました。
初めて使うという方は難しく感じられると思いますが、最初だけです。
本記事を見返して操作すればササッと使えるようになります。
それでは、今回は以上です。
