Outlookのオフライン作業中を解除する方法【オフライン作業中とは？】
kyosuke
isacomputer
「もう、一つひとつ消すのは、やめよう」Outlookの不要なメールを、まとめて一括削除する、プロの技
kyosuke
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Outlookの不要なメールをまとめて削除したい・・・
このような悩みに答えます。
Outlookを使っていると、気づけば、何千、何万通とメールが溜まっていきますよね。
でも大丈夫です！Outlookには、まとめて綺麗にしてくれる非常に強力な機能が隠されています。
この記事では、元Microsoftサポートの僕が、プロが使う整理術を、あなたにこっそりお教えします。
もう面倒な作業は、必要ありません。
この記事を書いた人
あなたのPCストレスを、ゼロにする人。
kyosuke
PC歴15年以上。元Microsoftのサポートとして、1000人以上のPCトラブルを解決。
今はブロガーとして独立、PC一台で生きています。
本記事の検証環境
- OS：Windows 11
- Outlook：Microsoft 365
目次
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【はじめに】なぜ、メールはこまめに削除した方がいいの？
なぜメールをこまめに削除した方がいいのか？
3つの理由があります。
①：PCの動作が軽くなる
メールを削除すると、PCの記憶装置（ストレージ）に空きができます。
空きができることで作業スペースが広がり、PCがスムーズに動けるようになります。
サーバーと同期する「IMAP」や「Exchange」は？
GmailやMicrosoftアカウントなど、サーバーと同期する設定の場合は、PCへの直接的な影響は少ないです。
しかし、Outlookという「ソフト」の読み込み速度は確実に上がります。
メールが溜まり、容量を圧迫すると、OutlookやPCトラブルの原因になるので、こまめに削除しましょう！
②：メールボックスの容量を確保できる
容量を確保することで、Outlookの動作はもちろん、メールが受信されないなどのトラブルも防ぐことができます。
各無料メールアドレスの容量
- Microsoftアカウント：15 GB
- Gmail：15 GB
- Yahoo!メール：10 GB
無料メールアドレスをメインで使っている場合は、Webメールサイトで定期的にチェックすることをおすすめします。
新しいOutlookは、設定から容量を確認できる
メールを削除して、容量を空けておきましょう！
③：特定のメールを見つけやすくなる
メールが整理されていると、すぐにメールを見つけられます。
メールを削除して整理すると・・
- マウス操作で、すぐに見つけられる
- 検索したときに、時間をかけずにすぐ見つけられる
特に検索するときに、不要なメールが大量にあると、とても時間がかかります。
メール作業を快適にするために、不要なメールはどんどん削除していきましょう！
「検索フォルダー」でいらないメールだけを、まとめて削除する方法
Outlookには、「検索フォルダー」という素晴らしい機能があります。
「検索フォルダー」ってどんな機能？
検索フォルダーは、自分だけの「受信トレイ」を作ることができます。
オリジナルの受信トレイを作れる
- 未読のメールだけ
- Aさんから届いたメールだけ
- 「〇〇プロジェクト」という言葉が含まれるメールだけ
このように、その条件に合うものだけを、自動で集めて表示してくれます。
【大事なこと】元の場所からは、移動しない
検索フォルダーを使っても、元のメールは、元の場所から、移動しません。
音楽アプリのプレイリストのように、仮想的にメールを集めて、見せてくれるだけなので、安心して使ってみてください。
この記事では、「特定の人からのメール」を検索フォルダーで集めて、削除します。
新しいOutlook、従来のOutlookで画像付きで解説します！
【画像で解説】新しいOutlookで削除する方法
「新しい検索フォルダー」を作成する
「検索フォルダー」をクリックして「新しい検索フォルダーの作成」をクリックします。
条件を設定して作成する
新しい検索フォルダーの条件を設定して「作成」をクリックします。
| 項目 | 解説 |
|---|---|
| 種類の選択 | ルールを選択する |
| 検索フォルダーの名前 | 何でもOK |
| ユーザーを追加する | 連絡先追加、またはメールアドレスを入力 |
作成したフォルダーに集まったメールを削除する
作成した検索フォルダーをクリックして「フォルダーを空にする」をクリックします。
「すべて削除」をクリックする
【おわり！】フォルダーが空になったことを確認する
「フォルダーは空です」と表示されれば、削除完了です。
作成した検索フォルダーを削除したい場合は、右クリックから削除できます。
【画像で解説】従来のOutlookで削除する方法
「新しい検索フォルダー」を作成する
「検索フォルダー」を右クリックして「新しい検索フォルダー」をクリックします。
ルールを選択して「選択」をクリックする
「特定の人からのメール」を選択して「選択」をクリックします。
メールアドレスを追加して「OK」をクリックする
メールアドレスを手入力または連絡先から追加して、「OK」をクリックします。
「OK」をクリックする
作成した検索フォルダーに集まったメールを、すべて削除する
作成した検索メールフォルダーを右クリックして「すべて削除」をクリックします。
【おわり！】フォルダーが空になったことを確認する
「ここに表示するアイテムは見つかりませんでした。」と表示されれば、削除完了です。
作成した検索フォルダーを削除したい場合は、右クリックから「フォルダーの削除」をクリックします。
以上です。お疲れ様でした！検索フォルダーを使って、楽に削除していきましょう！
「仕分けルール」で、これから届く不要なメールを、自動で削除する方法
「仕分けルール」を使えば、設定した条件に一致するメールを、自動で削除してくれます。
仕分けルールで、できること
- 〇〇から届くメールを、自動で削除する
- 件名に〇〇という文字が入っていたら、自動で削除する
同じメールが何度も届く場合は、仕分けルールを使って自動で削除しましょう！
この記事では、仕分けルールで「件名に”スパム”という文字が入っていたら、削除する」というルールを設定してみます。
新しいOutlookと従来のOutlookの両方で、画像付きで解説します。
【画像で解説】新しいOutlookで設定する方法
「設定」を開く
Outlook画面右上の「歯車」をクリックします。
「新しいルールを追加」をクリックする
「メール」から「ルール」と進み、「新しいルールを追加」をクリックします。
ルールを設定する
ルールを設定して「保存」をクリックします。
| 項目 | 解説 |
|---|---|
| ルールの名前（一番上） | 何でもOK |
| 条件を追加 | 「件名に含まれている」を選択して、「特定の文字」を入力する（この記事では”スパム”） |
| アクションを追加 | 「削除」を選択する |
「以降のルールは処理しない」とは？
「このルールが適用されたら、他のルールは無視してください」というチェックボックスです。
複数のルールを作っていた場合、一つのメールに2つ以上のルールが当てはまる可能性があるときに、優先したいルールにチェックを入れます。
「このルールは絶対に守ってほしい！」というものに、チェックを入れましょう。
【画像で解説】従来のOutlookで設定する方法
「仕分けルールと通知の管理」を開く
「ルール」から「仕分けルールと通知の管理」をクリックします。
「新しい仕分けルール」をクリックする
ルールを選択して、特定の文字を設定する
「件名に特定の文字が含まれるメッセージをフォルダーに移動する」を選択して、下の「特定の文字」をクリックします。
特定の文字を追加して、「OK」をクリックする
特定の文字を入力して「追加」をクリック、最後に「OK」をクリックします。
「指定」をクリックする
「削除済みアイテム」を選択する
「削除済みアイテム」を選択して「OK」をクリックします。
設定を確認して「完了」する
特定の文字（スパム）と指定フォルダー（削除済みアイテム）を確認して、「完了」をクリックします。
入力ミスや違うフォルダーを選択してしまった場合は、もう一度クリックして修正します。
「適用」→「OK」をクリックする
「適用」をクリックして、「OK」をクリックします。
【おわり！】Outlookを再起動する
お疲れ様でした！仕分けルールの設定は、以上になります。
従来のOutlookの仕分けルールについては、こちらの記事を参考にしてみてください。
あわせて読みたい
Outlookでメールを振り分ける方法【仕分けルール】
【プロの時短技】メールをまとめて消す3つのショートカット
新しいOutlookでも従来のOutlookでも使える、メールをまとめて消す3つのショートカットを紹介します。
紹介する3つのショートカットは、Outlook以外でも使えます。覚えておくと、とても便利ですよ！
①：【Ctrl＋A】「すべて」を選択する
メールを一つ選択して、キーボードの「Ctrl＋A」を使うと、表示されているメールをすべて選択できます。
表示されているメールをすべて削除したいときに、おすすめのショートカットです。
メールを一つクリックして、Ctrlを押しながら、Aを押す、という手順です！
メールを選択できたら、DeleteまたはBack Spaceを押して、削除します。
②：【Shift＋クリック】「ここから、ここまで」を選択する
「キーボードのShiftを押しながらクリック」すると、クリックしたところまで、メールを選択できます。
あとは同じように、DeleteまたはBack Spaceを押して、削除します。
「2週間前のメールをまとめて削除する」このようなときに、おすすめです！
③：【Ctrl＋クリック】「これと、これと、これ」を選択する
「キーボードのCtrlを押しながらクリック」すると、メールを個別に選択できます。
そして、DeleteまたはBack Spaceを押して、削除します。
削除したいメールを選びたいときは、「Ctrl＋クリック」を使いましょう！
【従来のOutlook限定】「クリーンアップ機能」で重複メールを削除する方法
従来のOutlook限定ですが、クリーンアップという便利な機能があります。
クリーンアップ機能は、メールのやり取りの中で、内容が重複している古いメールだけを、自動で見つけて削除してくれる機能です。
例えば
あなたと僕が10回のメールのやり取りをしたとします。
最後の10通目のメールには、過去の9通分の文章が、引用で含まれますよね。
クリーンアップ機能は、「過去の9通は内容が同じだから、消しても大丈夫だな」と判断し、自動で削除してくれます。
クリックするだけなので、とても楽ですよ！
クリーンアップ機能を使うときは、「ホーム」タブの「クリーンアップ」アイコンから、項目をクリックします。
| 各機能 | 解説 |
|---|---|
| ①スレッドのクリーンアップ | 一つのメールだけの会話を綺麗にする |
| ②フォルダーのクリーンアップ | 指定したフォルダーの中にある、すべての会話を、まとめて綺麗にする |
| ③フォルダーとサブフォルダーのクリーンアップ | ②の強力版。サブフォルダーもまとめて綺麗にする |
削除したメールは「削除済みアイテム」に移動するので、間違って削除してしまっても復元できます。ご安心ください。
【間違っても大丈夫】間違って削除したメールを、復元する方法
メールの整理をしていたら、大事なメールを間違って削除しちゃった・・
このように、間違ってメールを削除してしまっても、ご安心ください。
Outlookで削除したメールは、「削除済みアイテム」に移動するだけで、メールはまだ残っています。
「削除済みアイテム」にあるメールは、復元できます！「削除済みアイテム」から削除すると、完全に削除されます。
【画像で解説】新しいOutlookで復元する方法
「削除済みアイテム」からメールを右クリックして「元に戻す」をクリックします。
これで、元々あったフォルダーにメールが移動し、復元が完了しているはずです！
【画像で解説】従来のOutlookで復元する方法
復元したいメールを右クリックして「その他のフォルダー」をクリックする
「削除済みアイテム」にあるメールを右クリックして、「移動」から「その他のフォルダー」をクリックします。
【おわり！】移動先のフォルダーを指定して、「OK」をクリックする
「移動先のフォルダー」を選択して、「OK」をクリックします。
これで、指定したフォルダーにメールが戻ってきているはずです！
【まとめ】こまめにメールを削除していこう！
ここまで、お疲れ様でした！
この記事で紹介したOutlookの機能や、ショートカットを使いこなせば、片付いた状態を保てるはずです。
もう、メールを探す無駄な時間や、メールを一つひとつ削除する面倒な作業から解放されますね！
ちなみに、パソコン自体の性能が上がれば、作業はさらに快適になります。
もし、興味があれば、僕が15年かけて見つけ出した「後悔しないパソコンの選び方」も覗いてみてくださいね。
後悔しないパソコンの選び方
【2025年最新】今のパソコンに、あなたの時間と集中力を奪われていませんか？パソコンを知り尽くした僕が、最終的にLenovoを選ぶ理由
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