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【Outlook】メールの色分け設定（手動・自動）｜重要な連絡を見逃さない方法
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Outlookで特定のメールに色をつけたい…
このような悩みに答えます。
上司からの重要なメールや、最優先で対応すべきメールが、他のメールで埋もれてしまう…このような経験はありませんか？
この記事では、あなたの受信トレイを信号機のように分かりやすい、ストレスフリーな環境に変えるための「手動」と「自動」の2つの簡単な設定方法を解説します。
3分ほどで、色分け設定できると思います。
今回はOutlookで特定のメールに色をつける方法を2つ紹介します。
この記事は、従来のOutlook向けです
Outlookには、「従来のOutlook」と「新しいOutlook」の2つがあります。
もし、新しいOutlookをお使いの場合は、こちらの記事で解説しています。
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この記事を書いた人
あなたのPCストレスを、ゼロにする人。
kyosuke
PC歴15年以上。元Microsoftのサポートとして、1000人以上のPCトラブルを解決。
今はブロガーとして独立、PC一台で生きています。
本記事の検証環境
- OS：Windows 11
- Outlook：Microsoft 365
【まずは基本から】「手動」で、1通ずつメールに色をつける方法
1通ずつ個別でメールに色を付ける場合は、「分類項目（色の付箋）」を使います。
メールの右上に付箋が貼られて、わかりやすくなります。
分類項目の設定方法を、画像付きで解説しますね。
「色をつけたいメール」を右クリックして「分類」から好きな色を選ぶ
この記事では、「緑」を選択してみます。
「すべての分類項目」から、違う色を設定できる
分類項目の設定を確認して「はい」をクリックする
初めて分類項目の設定をする場合は、この画面が表示されます。
| 項目 | 解説 |
|---|---|
| 名前 | 好きな名前でOK |
| 色 | 用意されている色から選ぶ |
| ショートカットキー | Ctrl₊F2などショートカットキーを使いたい場合は、設定する |
【おわり！】色がついたことを確認する
分類項目を削除したいとき
メールを右クリックして「分類」から「すべての分類項目をクリア」をクリックします。
お疲れ様でした！手動で色をつける設定は以上です。
【もう二度と見逃さない】「自動」でメールを色分けする設定方法
特定のメールが受信したら、色がつくようにしたい…
このような場合は、「条件付き書式」という機能を使います。
条件付き書式を使うと
- 自動でメール全体に色をつけてくれる
- メールを探す時間がなくなる
- 色をつけ忘れることがなくなる
条件付き書式は、条件を設定すれば、Outlookが自動で色をつけてくれる最強の機能です。
条件付き書式の設定方法を、画像付きで解説します。
「表示」から「ビューの設定」をクリックする
「条件付き書式」をクリックする
「追加」をクリックして、「名前」を入力、「フォント」をクリックする
名前は何でもOKです。
「色」を設定して「OK」をクリックする
色の他にも、太字にしたり、フォント自体を変更することもできます。
「条件」をクリックする
条件を設定して「OK」をクリックする
この画面で、条件を設定します。
例えば、こんな条件を設定できます
- 特定の文字列を件名に含む場合
- 特定の差出人、特定の宛先の場合
- 添付ファイルがある場合
「特定の文字列」が「件名」に含まれていたら色をつける、このような条件の場合は、画像のように設定します。
この記事では、「isacomputer」が「件名」に含まれていたら、色をつける設定にします。
【おわり！】実際に受信を確認する
テストメールで確認
今回のように「特定の文字列」が「件名」に含まれていたら色をつける、という条件なら、自分宛にテストメールを送信して確認できます。
お疲れ様でした！これで一目で、どんなメールなのかわかります。
【まとめ】「手動」と「自動」を使いこなして、メール作業を効率化しよう
この記事では、従来のOutlookでメールに色をつける方法を解説しました。
「手動」と「自動」を使いこなす
- 緊急の1通には、手動（分類項目）で色分け
- 継続的な重要なメールには、自動（条件付き書式）で色分け
この2つを使いこなすことで、あなたの受信トレイは、最高の環境に生まれ変わります。
ぜひ、今日から実践してみてください！
Outlookの分類項目、条件付き書式の設定、お疲れ様でした！
これで、一目でメールの内容を把握できるようになりましたね。
最後にもう一つ、元Microsoftサポートとして、あなたの生産性に関わる大切なことをお伝えさせてください。
最高のアプリ（Outlook）も、それを使うパソコン（PC）という「土台」が弱ければ、その性能を100%発揮することはできません。
- Outlookの起動が遅い
- 送受信すると重くなる
- 他のソフトも重たい
もし、このように感じているなら、パソコンという土台そのものが、Outlookトラブルの根本原因かもしれません。
かつてMicrosoftサポートで、数多くのOutlookのトラブルを見てきましたが、多くの方がOutlookの設定に時間を浪費していました。
しかし、その根本原因が「パソコンの性能不足」だった、というケースが本当に、本当に多かったのです。
その「根本原因」を解決するための、僕なりの「答え」がこの記事です。
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元Microsoftサポート ➜ ブログ歴5年、PCゲーム歴15年（VALORANT イモータル）➜ 当ブログ（最高月42万PV / 累計530万PV）を運営 ➜ お仕事のご依頼はContactからお願いいたします。
