Outlookでメールを振り分ける方法【仕分けルール】
kyosuke
isacomputer
【新しいOutlook】メールの色分け（手動・自動）｜重要な連絡を見逃さない！
kyosuke
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新しいOutlookでメールに色をつけたい…
このような悩みに答えます。
仕事の大事なメールや、最優先で確認すべきメールが、他のメールで埋もれてしまった…このような経験はありませんか？
この記事では、メールに色をつけて分かりやすく、ストレスフリーな環境にするための「手動」と「自動」の2つの設定方法を解説します。
新しいOutlookは、シンプルなデザインで操作も簡単なので、すぐに設定が終わりますよ！
この記事は、新しいOutlook向けです
Outlookには、「新しいOutlook」と、「従来のOutlook」の2つがあります。
もし、従来のOutlookをお使いの場合は、こちらの記事で解説しています。
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【Outlook】メールの色分け設定（手動・自動）｜重要な連絡を見逃さない方法
この記事を書いた人
あなたのPCストレスを、ゼロにする人。
kyosuke
PC歴15年以上。元Microsoftのサポートとして、1000人以上のPCトラブルを解決。
今はブロガーとして独立、PC一台で生きています。
本記事の検証環境
- OS：Windows 11
- Outlook：Microsoft 365
目次
【まずは基本から】手動で1通ずつメールに「分類（色）」をつける方法
1通ずつ個別でメールに色を付ける場合は、「分類（色の付箋）」を使います。
分類は、メールの右上に色のついた付箋を貼ることができます。
設定手順を解説しますね。
色をつけたいメールを右クリックして、「分類」から「新しい分類」をクリックする
「名前」と「色」を設定して、「保存」をクリックする
ショートカットも設定できる
もし、Ctrl₊F2など、ショートカットを使って分類したい場合は、「ショートカット」をクリックして設定します。
【おわり！】分類が反映されているか確認する
設定から、分類を管理できる
新しい分類を作ったり、編集や削除ができます。
お疲れ様でした！以上が手動で色をつける方法です。
【条件付き書式】全自動でメールを色分けする設定
これから届くメールに、自動で色をつけてほしい…
このような場合は、条件付き書式を使います。
条件付き書式を使えば…
- 全自動でメールを色分けしてくれる
- メールを探す時間がなくなる
- 色をつけ忘れない
条件付き書式を使って、自動で色分けして受信トレイの環境を最適化しましょう！
条件付き書式の設定方法を、画像付きで解説します。
「設定」を開く
新しいOutlook画面右上の「」をクリックします。
「メール」から「条件付き書式」を選択して、「ルールの追加」をクリックする
「条件」を設定して、「保存」をクリックする
この画面で、条件を設定します。
この記事では、「件名」に「isacomputer」が含まれていたら、「緑色」にする、という条件を設定してみます。
条件付き書式の条件が有効になっているか、確認する
この画面で、OFFにしたり、削除したりできます。
【おわり！】実際にメールを受信して確認する
ルールが適用されていれば、画像のように色がつきます。
「件名」に特定の文字列が含まれていたら～という条件なら、自分宛にテストメールを送信して確認できます。
【応用編】元Microsoftサポートが教える！仕事が捗る「最強ルール」の作り方
最初に解説した「分類」も、ルールから自動で設定することができます。
この「ルール」という機能は、条件とアクションを自由に組み合わせられるので、メールを整理したいときにおすすめです。
「条件付き書式」では設定できない、複雑な条件を設定できます。
この記事では、仕事の効率を向上させる3つの便利なルールを紹介します。
①：【VIP待遇】特定のメールは、自動で「専用フォルダー」に移動し、さらに色もつける
| 項目 | 解説 |
|---|---|
| 名前（一番上） | 何でもOK |
| 条件を追加 | 「差出人」を選択して、メールアドレスを入力 |
| アクションを追加 | 「指定の場所に移動」を選択して、フォルダーを指定 |
| 別のアクションを追加 | 「分類」を選択して、色をつける |
以降のルールは処理しないとは？
「このルールが適用されたら、他のルールは無視してください」というチェックボックスです。
複数ルールがある場合、優先したいルールにチェックを入れます。
②：【緊急】件名に「至急」と書かれたメールは、自動で「重要マーク」を付け、色もつける
| 項目 | 解説 |
|---|---|
| 名前（一番上） | 何でもOK |
| 条件を追加 | 「件名に含まれている」を選択して、「至急」と入力 |
| アクションを追加 | 「重要度を設定する」を選択して、「高」を選択 |
| 別のアクションを追加 | 「分類」を選択して、色をつける |
重要度「高」を設定すると、！マークが付く
重要度を「高」に設定すると、メールの右上に！マークが付きます。
分類の色と、重要マークで、見逃しをゼロに！
③：添付ファイルがあるメールは、色をつける
| 項目 | 解説 |
|---|---|
| 名前（一番上） | 何でもOK |
| 条件を追加 | 「添付ファイルがある」を選択 |
| アクションを追加 | 「分類」を選択して、色をつける |
便利なルールは以上です。ぜひ使ってみてください！
【まとめ】「手動」と「自動」を使いこなして、受信トレイを最適化しよう
この記事では、新しいOutlookでメールに色をつける方法を解説しました。
この記事で解説した3つの色分け設定
- 手動で色をつけるなら、「分類」
- 自動で色をつけるなら、「条件付き書式」
- 複雑な条件で色をつけるなら「ルール」
この3つを使いこなせば、あなたの受信トレイは生まれ変わります。
ぜひ、この記事を参考に設定してみてください！
新しいOutlookの分類、条件付き書式の設定、お疲れ様でした！
これで、一目でメールの内容を把握できるようになりましたね。
最後にもう一つ、元Microsoftサポートとして、あなたの生産性に関わる大切なことをお伝えさせてください。
最高のアプリ（Outlook）も、それを使うパソコン（PC）という「土台」が弱ければ、その性能を100%発揮することはできません。
- Outlookの起動が遅い
- 送受信すると重くなる
- 他のソフトも重たい
もし、このように感じている場合、パソコンという土台そのものが、Outlookトラブルの根本原因かもしれません。
かつてMicrosoftサポートで、数多くのOutlookのトラブルを見てきましたが、多くの方がOutlookの設定に時間を浪費していました。
しかし、その根本原因が「パソコンの性能不足」だった、というケースが本当に、本当に多かったのです。
その「根本原因」を解決するための、僕なりの「答え」がこの記事です。
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